Langar þig að halda alþjóðlega ráðstefnu? Viðtalstími HVS

Meet in Reykjavík – Iceland Convention Bureau (MIR) og Háskóli Íslands (HÍ) gerðu með sér samstarfssamning árið 2018 með það fyrir augum að fjölga akademískum fundum og ráðstefnum á vegum háskólans. MIR hefur haldið úti öflugri ráðstefnusókn og unnið með mörgu góðu fólki innan háskólans og í sameiningu náð til landsins flottum ráðstefnum, nú síðast IGARSS 2027 sem unnið var í samstarfi við Jón Atla Benediktsson, rektor Háskóla Íslands og undirbúningsnefnd ráðstefnunnar. 

Eins og undanfarin ár munum Meet in Reykjavík bjóða upp á viðtalstíma fyrir starfsfólk háskólans varðandi ráðstefnusókn skólaárið 2024/2025. Fyrirkomulag viðtalstímanna er óformlegt, þeir mæta sem hafa áhuga á að fræðast um ráðstefnusókn, heyra hvaða þjónustu við veitum eða hafa spurningar sem tengjast ráðstefnuhaldi eru hvattir til að mæta.  Við bendum á að vinna okkar og þjónusta er gjaldfrjáls. Ekki þarf að skrá sig heldur bara að mæta í spjall. 

Hvernig getur Meet in Reykjavík aðstoðað?

Meet in Reykjavík – Iceland Convention Bureau er markaðsverkefni, ekki ráðstefnuskipuleggjandi. Okkar hlutverk er m.a. að aðstoða áhugasama við að sækja um ráðstefnur og kynna Ísland fyrir erlendum fagfélögum sem ráðstefnuáfangastað sem vert er að skoða.  

Þegar sóst er eftir að halda alþjóðlegar ráðstefnu þarf oft að skila inn almennum upplýsingum um áfangastaðinn s.s. lýsing á áfangastaðnum, flugsamgöngur, fjarlægð frá flugvelli, hverskonar afþreying sé í boði,  o.fl. Einnig er óskað eftir sérhæfðum upplýsingum s.s. fundarherbergjafjölda mismunand fundastaða ásamt myndum og teikningum, lýsing á hótelum og herbergjafjölda þeirra, upplýsingar um fyrirtæki sem sérhæfa sig í ráðstefnuskipulagningu, og margt fleira. Þessar upplýsingar útvegum við og notum  í samræmi við óskir umsóknaraðila.  Að auki bjóðum við aðgang að markaðsefni og myndefni, veitum ráðgjöf um fyrst skref ráðstefnuhalds og hvert hægt er að leita fyrir frekari aðstoð við undirbúning, skipulagningu og framkvæmd ráðstefnunnar. 

Hvernig geta ráðstefnuskipuleggjendur aðstoðað?

Á Íslandi starfa fyrirtæki sem sérhæfa sig í ráðstefnuskipulagningu - svokölluð PCO eða ráðstefnuskipuleggjendur. Á heimasíðu Meet in Reykjavík er að finna upplýsingar um slík fyrirtæki.   

Ráðstefnuskipuleggjendur sjá um skipulag frá A til Ö, eða taka að sér skilgreinda verkhluta, allt eftir því hvað við á og hver þjónustuþörfin er. Verkþættir sem ráðstefnuskipuleggjendur sjá um eru t.d. að setja saman framkvæmdar- og kostnaðaráætlanir, uppsetning á skráningarkerfi, greiðslugátt, vefsíðu, og abstraktkerfi ef við á. Þau sjá um bókanir á aðstöðu, hótelum, rútum, skemmtikröfum, og aðstoða við skipuleg á dagskrá í samráði við undirbúningsnefnd. Þau sjá einnig um samskipti við ráðstefnugesti, skipulag á fyrir og eftir ferðum  og margt fleira. Frekari upplýsingar er að finna á heimasíðum fyrirtækjanna sjálfra.