Innri endurskoðun

Lög og reglur um innri endurskoðun

Í 65. gr. laga um opinber fjármál nr. 123/2015 kemur fram að innri endurskoðun skal framkvæmd hjá ríkisaðilum í A-hluta á grundvelli reglugerðar sem ráðherra setur í samræmi við alþjóðlega útgefnar af alþjóðasamtökum innri endurskoðenda.

Fagleg umgjörð innri endurskoðunar

Alþjóðasamtök innri endurskoðenda (www.theiia.org) gefa út faglega umgjörð innri endurskoðunar. Innri endurskoðandi ber að fylgja eftirfarandi þáttum: skilgreiningu á innri endurskoðun, grundvallarreglum faglegrar innri endurskoðunar, alþjóðlegum stöðlum um innri endurskoðun og siðareglum innri endurskoðenda.

Skilgreining á innri endurskoðun

Innri endurskoðun er starfsemi sem veitir óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf, sem ætlað er að vera virðisaukandi og bæta rekstur fyrirtækja, stofnana og félagasamtaka. Með kerfisbundnum og öguðum vinnubrögðum leggur innri endurskoðun mat á og bætir virkni áhættustýringar, eftirlits og stjórnarhátta og stuðlar þannig að því að fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök nái markmiðum sínum.

Grundvallarreglur faglegrar innri endurskoðunar

Í grundvallarreglum er tekið saman í heild hvað er árangursrík innri endurskoðun. Til að innri endurskoðun teljist árangursrík þurfa allar reglur að vera til staðar og virka á tilhlýðilegan hátt. Grundvallarreglur faglegrar innri endurskoðunar eru að innri endurskoðandi:

• Sýnir heilindi
• Sýnir færni og tilhlýðilega fagmennsku
• Er hlutlæg, sjálfstæð og ekki undir ótilhlýðilegum áhrifum
• Tekur mið af stefnu, markmiðum og áhættum stofnunarinnar
• Hefur viðeigandi stöðu í skipuriti og fullnægjandi úrræði
• Miðlar upplýsingum á skilvirkan hátt
• Veitir áhættumiðaða staðfestingu
• Býr yfir innsæi, frumkvæði og framsýni
• Stuðlar að umbótastarfi hjá stofnuninni

Siðareglur innri endurskoðenda

Siðareglur innri endurskoðenda eru meginreglur sem eiga við um faggreinina og framkvæmd innri endurskoðunar. Siðareglurnar gilda bæði fyrir innri endurskoðanda og þá sem starfa í hans umboði. Meginreglur siðareglna innri endurskoðenda eru: Heilindi, hlutlægni, trúnaður og færni.

Alþjóðlegir staðlar um innri endurskoðun

Tilgangur alþjóðlegra staðla er að setja fram grundvallarreglur sem lýsa framkvæmd innri endur-skoðunar. Staðlarnir lúta að skipulagi innri endurskoðunar, eiginleikum einstaklinga sem starfa við innri endurskoðun og framkvæmd innri endurskoðunar.

Innri endurskoðun vinnur fyrir háskólaráð og á hún að bæta rekstur Háskóla Íslands með því að aðstoða stjórnendur við að ná settum rekstrarmarkmiðum, meta árangur, bæta áhættustýringu, eftirlit og stjórnun. Aðaláhersla innri endurskoðunar er því að kanna og meta hvort innra eftirlitið sé virkt svo að starfsemi háskólans sé í eðlilegum farvegi. Innri endurskoðun er sjálfstæð eining sem heyrir faglega undir háskólaráð og stjórnsýslulega undir rektor.

Verkefni innri endurskoðanda eru staðfestingarverkefni, ráðgjafarþjónusta og endurskoðun erlendra rannsóknastyrkja. Staðfestingarverkefni fela í sér hlutlægt mat innri endurskoðanda á gögnum til þess að gefa óháð álit um einingu, rekstur, starfsemi, ferli eða kerfi. Verkefnin eru tilgreind á innri endurskoðunaráætlun sem háskólaráð samþykkir.  Helstu staðfestingarverkefnin samkvæmt erindisbréfi eru að meta hvort:

• vinnuferlar, skipulag og stjórnun séu árangursrík,
• notkun upplýsingakerfa sé örugg og þau tryggi réttmæti og heilleika gagna,
• starfsmenn fylgi lögum, reglugerðum, stefnu, stöðlum og verklagsreglum,
• reikningshald, uppgjör og ársreikningar séu í samræmi við ákvæði laga og reglna,
• áhætta sé greind með fullnægjandi hætti og henni stjórnað,

• háskólaráð, rektor og aðrir stjórnendur háskólans fái réttar og nauðsynlegar upplýsingar til þess að geta sinnt hlutverki sínu.

(Prentvæn útgáfa)

Hlutverk og tilgangur

Tilgangur innri endurskoðunar er að veita óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf, sem ætlað er að vera virðisaukandi og bæta rekstur Háskóla Íslands. Hlutverk innri endurskoðunar er að auka og vernda virði háskólans með áhættumiðaðri og hlutlægri staðfestingu, ráðgjöf og innsæi. Innri endurskoðun leggur mat á og bætir virkni áhættustýringar, eftirlits og stjórnarhátta og stuðlar þannig að því að háskólinn nái markmiðum sínum.

Innri endurskoðandi sinnir innri endurskoðun hjá Háskóla Íslands og hjá félögum sem háskólinn á meirihluta í og eru á ábyrgðarsviði rektors. Innri endurskoðandi starfar í umboði háskólaráðs og hefur starfslegar boðleiðir til endurskoðunarnefndar háskólaráðs.

Verkefni og ábyrgð

Helstu verkefni innri endurskoðanda eru:

• að vera rektor, háskólaráði og öðrum stjórnendum Háskóla Íslands til ráðgjafar um málefni er varða hagkvæma nýtingu fjármuna, skilvirkni í rekstri, áhættustýringu og innra eftirlit með rekstri og fjármálum,
• að meta hvort innri stjórntæki háskólans, upplýsingakerfi, vinnuferlar, skipulag og stjórnun séu árangursrík og örugg og hæfi stefnu og markmiðum háskólans,
• að meta hvort reikningshald, uppgjör og ársreikningar séu í samræmi við ákvæði laga og reglna,
• að meta og stuðla að því að háskólaráð, rektor og aðrir stjórnendur háskólans fái réttar og nauðsynlegar upplýsingar til þess að geta sinnt hlutverki sínu af kostgæfni,
• að gera, í samráði við eða að ósk háskólaráðs og rektors úttektir á einstökum starfseiningum og völdum þáttum í rekstri og starfsemi háskólans og gera, eftir því sem ástæða er til, tillögur um úrbætur, breytingar og nýmæli sem geta bætt rekstur og fjármálastjórnun,
• að fylgjast með niðurstöðum faglegra gæðaúttekta og leggja eftir ástæðum mat á rekstrarlegar og fjárhagslegar forsendur þeirra,
• að taka við rökstuddum ábendingum um óhagkvæmni og óskilvirkni í rekstri, áhættuþætti og möguleg misferli í meðferð fjármuna og gera, eftir því sem ástæða er til, háskólaráði og rektor viðvart,
• að endurskoða lokauppgjör erlendra rannsóknastyrkja.

Sjálfstæði og hlutlægni

• Innri endurskoðandi er ráðinn af rektor með samþykki háskólaráðs og starfar í umboði ráðsins. Sá sem gegnir starfi innri endurskoðanda skal hafa háskólamenntun og staðgóða þekkingu á opinberri stjórnsýslu og innri endurskoðun. Æskilegt er hann hafi faggildingu sem endurskoðandi.
• Innri endurskoðandi er faglega sjálfstæður og óháður í störfum sínum. Endurskoðandi sem hefur unnið við eða borið ábyrgð á tilteknum verkefnum háskólans skal ekki endurskoða þau fyrr en að hæfilegum tíma liðnum.
• Innri endurskoðanda ber að gæta hlutlægni í störfum sínum og starfa óháð þeim rekstrareiningum sem hann endurskoðar eða tekur út. Hann blandar sér ekki í daglegan rekstur háskólans en starfar í nánum tengslum við stjórnendur hans.
• Innri endurskoðandi skal eiga greiðan aðgang að öllum gögnum sem hann þarfnast til að geta gegnt starfi sínu af kostgæfni.
• Starfsmenn skulu aðstoða innri endurskoðanda við upplýsingaöflun og sjá til þess að upplýsingar og skjöl séu aðgengileg. Þess skal gætt að upplýsingar sem þannig er aflað séu ekki aðgengilegar öðrum og aðeins notaðar í samræmi við tilgang innri endurskoðunar. Ef um trúnaðarmál er að ræða skal fara með það sem slíkt. Innri endurskoðandi skal fylgja ákvæðum laga og reglna um þagnarskyldu og samskipti starfsmanna á vinnustað.

Árleg endurskoðunaráætlun og fjárhagsáætlun

• Endurskoðunarnefnd háskólaráðs samþykkir árlega áhættumiðaða innri endurskoðunaráætlun og fjárhagsáætlun fyrir innri endurskoðun. Innri endurskoðandi skal með reglulegu millibili gefa nefndinni og stjórnendum skýrslu um framgang þessara áætlana.
• Innri endurskoðandi skal staðfesta árlega stjórnskipulegt sjálfstæði innri endurskoðunar og tilkynna endurskoðunarnefnd um aðstæður og atvik sem geta falið í sér vanhæfi, hagsmunaárekstra eða hlutdrægni.
• Endurskoðunarnefnd fer yfir erindisbréf innri endurskoðunar áður en það er lagt fyrir háskólaráð til samþykktar.

Úttektarskýrslur og eftirfylgni

• Þegar innri endurskoðandi hefur lokið sinni vinnu skal hann leggja fyrir endurskoðunarnefnd skriflega skýrslu.
• Áður skal þess gætt að stjórnendum sem málið varðar sé gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum og ábendingum við skýrsludrögin og er lokadrögum síðan beint til sérstakrar þriggja manna eftirfylgninefndar yfirstjórnar undir forystu framkvæmdastjóra sameiginlegrar stjórnsýslu háskólans sem í sitja auk hans tveir fulltrúar sameiginlegrar stjórnsýslu, skv. nánari ákvörðun rektors. Hlutverk nefndarinnar er að leggja mat á rekstrarlegar og fjárhagslegar forsendur þeirra og skilgreina ábyrgðarmenn.
• Þegar skýrsla er lögð fram í endurskoðunarnefnd skal fylgja umsögn eftirfylgninefndar yfirstjórnar og tillögur um aðgerðir og eftirfylgni með úrbótatillögunum. Endurskoðunarnefnd samþykkir skýrsluna eða gerir athugasemdir.
• Tillögur og ábendingar eru skráðar á ábyrgðarmenn í gæðakerfi háskólans. Gæðastjóri kynnir reglulega fyrir endurskoðunarnefnd stöðu þeirra.
• Skýrslur sem lagðar eru fyrir nefndina eru birtar á heimasíðu innri endurskoðunar í Uglu. Innri endurskoðandi fylgir síðan árlega eftir úrbótatillögunum og kynnir endurskoðunarnefndinni niðurstöður sínar í skýrslu.

Viðmið og gæðamat

Innri endurskoðandi fylgir bindandi ákvæðum alþjóðlegs ramma um innri endurskoðun sem Alþjóðasamtök innri endurskoðenda gefa út. Ramminn samanstendur af grunnreglum faglegrar innri endurskoðunar, siðareglum, alþjóðlegum stöðlum um innri endurskoðun og skilgreiningu á innri endurskoðun. Innri endurskoðandi gerir endurskoðunarnefnd og stjórnendum reglulega grein fyrir fylgni starfseminnar við alþjóðlegan ramma um innri endurskoðun í innra gæðamati sínu og ytra gæðamati sem fer fram a.m.k. á fimm ára fresti.

Innri endurskoðandi tekur mið af eftirfarandi viðmiðum og reglum í starfi sínu:

• lögum og reglum sem snerta starfsemi Háskóla Íslands,
• siðareglum, stefnum og verklagsreglum Háskóla Íslands,
• lögum og reglum um ársreikninga, bókhald og fjárreiður ríkisins,
• lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga,
• leiðbeiningum Ríkisendurskoðunar um innri endurskoðun, innra eftirlit og rekstraröryggi upplýsingakerfa,
• alþjóðlega viðurkenndum leiðbeiningum, reglum og stöðlum um fagleg vinnubrögð innri endurskoðunar, s.s. frá Alþjóðasamtökum innri endurskoðenda (IIA Global) Alþjóðasamtökum ríkisendurskoðanda (INTOSAI) og Information Systems Audit and Control Association (ISACA).

Tengsl við Ríkisendurskoðun

Innri endurskoðandi skal hafa samráð við Ríkisendurskoðun til að samræma vinnubrögð, forðast tvíverknað og tryggja að endurskoðun innan Háskóla Íslands sé í heild sinni í góðu lagi. Ríkisendurskoðun skal hafa aðgang að endurskoðunaráætlun innri endurskoðunar, vinnugögnum og úttektarskýrslum.

Staðfesting og endurskoðun erindisbréfs

Erindisbréf um innri endurskoðun var samþykkt af háskólaráði 7. febrúar 2013 og var endurskoðað 8. desember 2016, 18. október 2018 og 1. október 2020. Erindisbréfið skal endurskoðað með reglulegu millibili.

Verklagsregla VLR-0314

Tilgangur og gildissvið

Tilgangur verklagsreglunnar er að tryggja skilvirkan farveg fyrir ábendingar sem berast innri endurskoðanda. Samkvæmt erindisbréfi fyrir innri endurskoðanda Háskóla Íslands segir að innri endurskoðandi taki við ábendingum um óhagkvæmni og óskilvirkni í rekstri, áhættuþætti og möguleg misferli í meðferð fjármuna. Undir misferli fellur m.a. umboðssvik, fjárdráttur og fjársvik.

Ábyrgð

Innri endurskoðandi Háskóla Íslands ber ábyrgð á að verklagsreglan sé rétt hverju sinni og ber hann einnig ábyrgð á að unnið sé samkvæmt henni.

Framkvæmd

Meginskrefin í ferli ábendinga til innri endurskoðanda eru:

1. Ábending.
2. Fundur með lögfræðingi.
3. Ákvörðun um framvindu máls.
4. Vinnsla máls.
5. Niðurstaða máls.

Ábending

Hver sá sem telur sig hafa upplýsingar um hugsanlegt misferli, brot á reglum eða lögum eða óskilvirkni og óhagkvæmni í rekstri háskólans getur sent inn ábendingu og gögn málsins til innri endurskoðanda í gegnum tölvupóst (innriendurskodun@hi.is) eða með bréfpósti stílað á innri endurskoðanda, Aðalbygging, Sæmundargötu 2, 102 Reykjavík. Ábendingin þarf að vera rökstudd og, ef við á, studd viðeigandi gögnum. Nafngreina þarf hlutaðeigandi aðila og starfseiningu, tilgreina lög og reglur sem við eiga og lýsa helstu málavöxtum.

Innri endurskoðandi er bundin ríkri trúnaðarskyldu en getur ekki ábyrgst nafnleynd, ef lög mæla fyrir um annað. Um mögulega nafnleynd og meðferð persónuupplýsinga þess sem sendir tilkynningu fer eftir ákvæðum laga nr. 40/2020 um vernd uppljóstrara. Ef sá sem kemur fram með ábendingu er ekki aðili máls er ekki hægt að veita honum upplýsingar um stöðu rannsóknar eða niðurstöðu máls. Innri endurskoðandi lætur hann vita að tilkynningin sé móttekin og vinnsla málsins fari eftir þessum reglum.

Fundur með lögfræðingi

Allar tilkynningar sem berast eru metnar af innri endurskoðanda og hann skoðar hvort tilefni sé til þess að fylgja þeim eftir með frekari athugun. Farið er yfir gögn máls með lögfræðingi rektorsskrifstofu og ef við á hlutaðeigandi stjórnanda. Ákveðið er í samráði við þá hvort upplýsa eigi hlutaðeigandi aðila um málið að svo stöddu.

Innri endurskoðandi ritar fundargerðir sem vistaðar eru í skjalakerfi skólans.

Ákvörðun um framvindu máls

Framvinda málsins getur verið með eftirfarandi hætti:

1. Ef gögn eða upplýsingar í ábendingunni reynast ekki vera fullnægjandi eða ábendingin er tilhæfulaus að mati innri endurskoðanda er ekki aðhafst frekar.  Málinu er þannig lokið.
2. Annar aðili en innri endurskoðandi innan háskólans getur verið betur til þess fallinn að bregðast við ábendingunni og vísar þá innri endurskoðandi málinu til hans. Innri endurskoðandi fylgist með framvindu og lokum málsins.
3. Innri endurskoðandi getur ákveðið að hefja athugun á réttmæti ábendingar.

Vinnsla máls

Ef innri endurskoðandi ákveður að hefja athugun á réttmæti ábendingar aflar hann nauðsynlegra gagna og upplýsinga til að geta veitt álit sitt. Rektor, viðkomandi stjórnandi og aðrir málsaðilar, ef við á, eru upplýstir um vinnslu málsins.

Innri endurskoðandi setur niðurstöður sínar fram í greinargerð og skulu lögfræðingur rektorsskrifstofu fá hana til umsagnar og ef við á skal málsaðili eiga þess kost að tjá sig um gögn málsins.

Farið er með gögn málsins sem trúnaðarmál að því marki sem lög leyfa.

Niðurstaða máls

Greinargerð með niðurstöðum er send til rektors og endurskoðunarnefndar og ef við á viðkomandi stjórnanda og málsaðila. Málinu er þar með lokið af hálfu innri endurskoðanda en rektor ákveður framhald þess ef um er að ræða misferli sem refsiverð er samkvæmt lögum.

Í tilfelli ábendingar um óhagkvæmni og óskilvirkni í rekstri háskólans er greinargerðin lögð fyrir endurskoðunarnefnd og samþykktar tillögur til úrbóta eru settar inn í gæðakerfi háskólans með skilgreindum ábyrgðarmönnum og þeim fyllt eftir árlega.

Greinargerðin er vistað í skjalakerfi háskólans undir málinu.

Tilvísanir

• Erindisbréf fyrir innri endurskoðanda Háskóla Íslands.
• Lög um vernd uppljóstrara nr. 40/2020.
• Upplýsingalög nr. 140/2012.