20. háskólaþing Háskóla Íslands
haldið 25. október 2017 í Hátíðasal Háskóla Íslands í Aðalbyggingu
Fundartími: Kl. 13.00-15.45
Dagskrá
Kl. 13.00-13.05 Rektor setur háskólaþing, fer yfir dagskrá og tímaáætlun og gerir grein fyrir fundargögnum.
Kl. 13.05-13.20 Dagskrárliður 1. Rektor reifar mál sem eru efst á baugi í Háskóla Íslands.
Kl. 13.20-14.20 Dagskrárliður 2. Stjórnun og skipulag fræðasviða og deilda. Niðurstöður úttektar.
a) Ómar H. Kristmundsson, prófessor, gerir grein fyrir málinu.
b) Viðbrögð: Guðmundur Hálfdanarson, forseti Hugvísindasviðs.
c) Viðbrögð: Anna Dóra Sæþórsdóttir, deildarforseti Líf- og umhverfisvísindadeildar.
d) Viðbrögð: Guðbjörg Vilhjálmsdóttir, deildarforseti Félags- og mannvísindadeildar.
e) Umræður.
Kl. 14.20-14.35 Kaffihlé.
Kl. 14.35-15.15 Dagskrárliður 3. Innleiðing HÍ21, Stefnu Háskóla Íslands 2016-2021: Endurskoðun sjóðakerfis Háskóla Íslands og innviðaáætlun.
a) Guðbjörg Linda Rafnsdóttir, aðstoðarrektor vísinda, gerir grein fyrir endurskoðun rannsóknatengdra sjóða Háskóla Íslands.
b) Halldór Jónsson, sviðsstjóri vísinda- og nýsköpunarsviðs, gerir grein fyrir yfirstandandi þarfagreiningu og fyrirhugaðri innviðaáætlun.
c) Umræður
Kl. 15.15-15.45 Dagskrárliður 4. Innri endurskoðun við Háskóla Íslands. Kynning.
a) Ingunn Ólafsdóttir, innri endurskoðandi, gerir grein fyrir málinu.
b) Umræður.
Kl. 15.45 Rektor slítur háskólaþingi.
Kl. 13.00-13.05
Fundarsetning
Rektor setti háskólaþing Háskóla Íslands og bauð þingfulltrúa velkomna til starfa. Háskólaþing er haldið í samræmi við lög um opinbera háskóla nr. 85/2008 og var þetta 20. háskólaþing Háskóla Íslands. Sérstaklega bauð rektor velkomna þá fulltrúa sem mættir voru í fyrsta sinn á þingið, fulltrúa frá samstarfsstofnunum og formann Stúdentaráðs.
Fundargerð síðasta háskólaþings var send fulltrúum fyrir þingið og bárust engar athugasemdir við hana. Þá gerði rektor grein fyrir tímaáætlun og gögnum fundarins og fól Magnúsi Diðriki Baldurssyni, skrifstofustjóra rektorsskrifstofu, að vera fundarritari.
Kl. 13.05-13.20
Dagskrárliður 1
Rektor reifar mál sem eru efst á baugi í Háskóla Íslands
1. Nýlegir viðburðir
• Jafnréttisdagar 9.-20. október.
• Ný skýrsla um stöðu og þróun jafnréttismála við Háskóla Íslands 2012-2016.
- Ítarleg skýrsla um stöðu og þróun jafnréttismála við HÍ 2012-2016
- Áhersla á jafnrétti í víðum skilningi
- 20 ábendingar
- Sjá: https://www.hi.is/sites/default/files/arnarg/stada_og_throun_jafnrettism...
2. Alþjóðleg staða Háskóla Íslands
• Academic Ranking of World Universities (ARWU): Háskóli Íslands í fyrsta sinn á listanum, í sæti 401-500.
• Dæmi um eftirtektarverðan árangur á einstökum fagsviðum:
|
Fjarkönnun |
10 |
|
Lífvísindi |
51-75 |
|
Rafmagnsverkfræði |
76-100 |
|
Jarðvísindi |
101-150 |
|
Klínísk læknisfræði |
201-300 |
|
Líffræði mannsins |
301-400 |
|
Lýðheilsuvísindi |
301-400 |
|
Eðlisfræði |
401-500 |
• Times Higher Education World University Rankings: Háskóli Íslands í 201.-250. sæti í heiminum og í 13.-19. sæti á Norðurlöndum 2017-2018
• Röðun einstakra fagsviða nú birt í fyrsta sinn:
- Hugvísindi við HÍ í 201.-250. Sæti
- Félagsvísindi við HÍ í 251.-300. Sæti
- Verkfræði og tæknivísindi við Háskóla Íslands í 176.-200. sæti
• NordForsk:
- Ný skýrsla frá NordForsk
- Samanburður á rannsóknastarfi í norrænum háskólum
- Staðfestir sterka stöðu Háskóla Íslands
- Sjá NordForsk.org
3. ORCHID
• ORCID.org – opin alþjóðleg samtök, gjaldfrjáls og ekki í hagnaðarskyni
• HÍ aðili að ORCID og starfsfólk hvatt til að skrá sig og virkja notkunarmöguleika þess
• Notendur eru tæplega 4 milljónir og fer sífellt fjölgandi
• ORCID auðkenni auðveldar að:
- tryggja að höfunda sé rétt getið
- skila upplýsingum um verkefni, birtingar, einkaleyfi, styrki o.s.frv. til Háskóla Íslands og annarra
- auka sýnileika verka fræðifólks
- útiloka að fræðifólki sé ruglað saman við aðra sem bera sama nafn
- losna við rugling vegna mismunandi rithátta nafns og séríslenskra bókstafa
- hlíta skilyrðum styrkjasjóða og útgefenda við innskráningu
4. Fundir í aðdraganda alþingiskosninga
• Fundir með frambjóðendum
• Bréf til frambjóðenda
• Fundur með framkvæmdastjóra Samtaka iðnaðarins
• Fundir með Rótarýklúbbum höfuðborgarsvæðisins
• Fundur með ráðuneytisstjórum
5. Endurskoðun matskerfis opinberu háskólanna
• Saga matskerfisins:
• Úttekt á matskerfinu:
- Innri úttekt, lýsingu á kerfinu og sjálfsmati, lauk í des. 2016
- Ytri úttekt unnin af fjórum erlendum sérfræðingum, sem komu í heimsókn í apríl sl., og skiluðu áliti í formi skýrslu í júní sl.
- Markmið úttektarinnar að meta hversu vel matskerfið hafi þjónað upphaflegum tilgangi sínum, þ.e. að hvetja til hágæða vísindabirtinga
- Markmið einnig að íhuga hvort breyta megi kerfinu svo að það nái betur utan um þrískipt hlutverk háskóla, kennslu, rannsóknir og þjónustu við samfélagið
• Þrjár sviðsmyndir
- Halda núverandi kerfi en bæta við nýjum þáttum, umbuna fyrir gæðakennslu og samfélagsþjónustu
- Taka í notkun annars konar og einfaldara kerfi
- Aftengja ritlaun frá matskerfinu
• Endurskoðun matskerfisins, næstu skref:
- Opinn fundur haldinn 28. september sl. – hópastarf um lykil spuringar
- Samráð við alla hagsmunaaðila, þ.m.t. stéttarfélög og starfsfólk
- Frekari úrvinnsla á vettvangi Háskóla Íslands og hjá Matskerfisnefnd og Vísindanefnd opinberu háskólanna
- Tillögur til breytinga liggi fyrir vorið 2018 og komi eftir atvikum til framkvæmdar frá og með árinu 2019
6. Kennslumál í brennidepli
• Heimsókn Denise Chalmers, sérfræðings í mati á kennslu
• Kennslumálaþing 13. október sl.
7. Skýrsla um svokallað plastbarkamál kynnt í nóvember nk.
8. Virk þátttaka Háskóla Íslands í edX í undirbúningi
• Háskóla Íslands boðin þáttaka í edX-netinu og hefur gerst aðildarskóli
• edX er vettvangur fyrir opin netnámskeið ("moocs" - massive online open courses)
• edX stofnað af MIT og Harvard 2012 – virtasta net sinnar tegundar
• Samstarfið verður kynnt og hafið formlega með athöfn við HÍ 17. nóvember 2017
• Fyrsta námskeið Háskóla Íslands fyrir edX í undirbúningi
• Samstarfið og þau tækifæri sem það felur í sér kynnt rækilega innanhúss á næstu vikum
9. Framundan
• Alþjóðleg vika opins aðgangs 23.-29. okt.
• Árshátíð föstudaginn 27. okt.
• Þjóðarspegillinn 3. nóv.
• Fundur Aurora-háskólanetsins í Norwich 9.-10. nóv.
• Kynning á edX 17. nóv.
• Kallað eftir tilnefningum vegna viðurkenninga til starfsmanna á næstunni
Kl. 13.20-14.20
Dagskrárliður 2
Stjórnun og skipulag fræðasviða og deilda. Niðurstöður úttektar.
Ómar H. Kristmundsson, prófessor, gerði grein fyrir málinu.
Viðfangsefni
• Fyrirkomulag deilda og námsbrauta
• Starf deildarforseta og formanna námsbrauta
• Forseti fræðasviðs
• Stjórnsýsla fræðasviðs
• Stjórn fræðasviðs
• Viðmið við ákvörðun á skipulagi fræðasviða og deilda
Fyrirkomulag deilda og námsbrauta
• Um helmingur akademískra starfsmanna er ánægður með núverandi deildaskiptingu og skipulag innan deildar
• Stjórnun innan deilda er umfangsmikil og skipulag flókið
• Veikleiki í stjórnun og skipulagi deilda kemur fram í fjölda og umfangi námsbrauta: Einfalda þarf skipulag
Starf deildarforseta og formanna námsbrauta
• Óljós stjórnsýsluleg staða deildarforseta
• Skýra þarf ábyrgð deildarforseta og formanna námsbrauta á fjármálum og starfsmannamálum
• Hvorki hefur verið gengið frá erindisbréfum fyrir alla deildarforseta né meirihluta formanna námsbrauta
• Mikið vinnuálag meðal þessara stjórnenda og umbun í litlu samræmi við vinnuframlag
• Skýra þarf stöðu varaforseta deilda
Forseti fræðasviðs
• Völd og ábyrgð forseta fræðasviðs eru mikil og verkefni hans víðfeðm: Skilgreind í lögum!
• Skoða þarf möguleika á að færa vald, ábyrgð og verkefni sviðsforseta í meira mæli til deilda
• Varaforseti fræðasviðs?
Stjórnsýsla fræðasviðs
• Almenn ánægja ríkir meðal kennara með þá þjónustu sem skrifstofur fræðasviðanna veita þótt sú ánægja sé mismikil eftir fræðasviðum
• Mikilvægt er að stjórnsýsla fræðasviða sé samhæfð sameiginlegri stjórnsýslu. Þannig má ná fram aukinni skilvirkni. Setja þarf reglur um valdmörk - ábyrgðarskiptingu
Stjórn fræðasviðs
• Reynsla deildarforseta af setu í sviðsstjórnum er almennt jákvæð
• Árétta þarf hlutverk sviðsstjórna miðað við núverandi regluverk
Lykilspurningar við áframhaldandi þróun á stjórnskipulagi
1. Hvert á hlutverk fulltrúa háskólasamfélagsins að vera í stjórnun háskólans, þar á meðal við stjórnun fræðasviða og deilda?
2. Að hve miklu leyti skulu akademískir stjórnendur sækja umboð sitt til háskólasamfélagsins eða æðstu stjórnenda sem ráðnir eru af stjórn skólans?
3. Er stjórnunarstarfið hluti af starfsferli eða eingöngu tímabundið starf?
4. Hvert á hlutverk akademískra starfsmanna, annarra en sérstakra stjórnenda, að vera í stjórnun?
5. Hversu mikið eiga fulltrúar háskólasamfélagsins að koma að rekstri og fjármálum háskóla?
6. Hversu umfangsmikil og sérhæfð á stjórnsýsla háskóla að vera?
7. Hvaða leiðir eru bestar til að ná fram skilvirkni í starfsemi háskólans?
8. Hversu sjálfráðar eiga akademískar einingar að vera um eigið skipulag?
Rektor þakkaði Ómari fyrir framsöguna. Þrír fulltrúar á háskólaþingi brugðust stuttlega við framsögu Ómars, þau Guðmundur Hálfdanarson, forseti Hugvísindasviðs, Anna Dóra Sæþórsdóttir, deildarforseti Líf- og umhverfisvísindadeildar og Guðbjörg Vilhjálmsdóttir, deildarforseti Félags- og mannvísindadeildar.
Guðmundur Hálfdanarson, forseti Hugvísindasviðs, þakkaði fyrir skýrsluna og sagði það eðlilegt að nú, tæpum tíu árum eftir innleiðingu nýs skipulags og stjórnkerfis Háskóla Íslands, verði farið yfir það og lagt mat á hvað hafi gengið vel og hvað mætti fara betur. Háskóla Íslands hefði lánast að skapa gott jafnvægi á milli fyrirtækjastjórnunar og jafningjastjórnunar, s.s. með því að rektor væri kosinn, forsetar fræðasviða ráðnir og deildarforsetar kosnir. Frá sjónarhóli Hugvísindasviðs hefðu breytingarnar árið 2008 almennt verið jákvæðar, en þá runnu saman stór Hugvísindadeild og minnsta deild Háskólans, Guðfræðideild. Nú væru fjórar deildir á Hugvísindasviði og væru þær misstórar og Íslensku- og menningardeild þeirra langstærst. Skipulag fræðasviðsins væri nokkuð breytilegt, t.d. væri Mála- og menningardeild skipað í margar námsbrautir eftir tungumálum. Á heildina litið mætti segja að skipulagið frá 2008 hefði reynst vel. Vandinn væri hins vegar sá hversu ólík fræðasviðin væru. Þannig hefði t.d. Menntavísindasvið áður verið sjálfstæður háskóli, Félagsvísindasvið væri samsett úr mjög mörgum einingum o.s.frv. Kannski hefði tekist best á Hugvísindasviði að skapa einingu úr þeim greinum sem mynda fræðasviðið. Sagði Guðmundur það vera skoðun sína að ekki væri þörf á að fjölga deildum eða flytja verkefni frá forsetum fræðasviða til deildarforseta, enda hefðu þeir næg verkefni fyrir. Einnig væri fjárhagslega rétt að reka sviðið sem eina heild. Sagði Guðmundur að lýsa mætti þeirri áskorun sem Háskóli Íslands stæði frammi fyrir með þeim orðum að skólinn væri í senn stór og lítill: Heildin væri stór, en einstakar greinar og einingar fámennar. Við þessar aðstæður væri enginn ávinningur af því að fjölga deildum. Verkefnið væri frekar að skilgreina betur skilin á milli stjórnunarlaga. Þótt algengt væri að ræða um umbun þegar stjórnunarstörf bæri á góma væri það í raun ekki aðalatriði heldur stjórnunarmenningin. Einkennandi fyrir akademíska starfsmenn væri að þeir væru iðulega tregir til að taka að sér stjórnunarstörf. Sumstaðar erlendis væri málum hins vegar svo háttað að sóst væri t.d. eftir starfi deildarforseta þótt því fylgdi engin sérstök umbun. Í reynd væri lítið samband á milli stjórnunarstarfa og umbunar. Kennarar væru almennt með 12% stjórnunarskyldu svo munurinn á því sem deildarforsetar fengju í umbun væri ekki of lítill. Væri það hins vegar raunin að deildarforsetar teldu sig almennt fá of litla umbun væri sjálfsagt að skoða kjör þeirra, enda væri engum þægð í því ef stjórnendur væru óánægðir.
Rektor þakkaði Guðmundi fyrir innlegg hans og gaf orðið laust.
Anna Dóra Sæþórsdóttir sagði Líf- og umhverfisvísindadeild vera stóra og fjölmenna deild. Henni væri skipað í þrjár námsbrautir og væri ein þeirra samvinnuverkefni með Raunvísindadeild. Sagði deildarforsetinn að með góðum vilja mætti segja um forsendur náms í ferðamálafræði að ferðaþjónusta sem byggði einkum á náttúrunni ætti mikið skylt með líffræði. Almennt séð væru þetta þó tiltölulega ólíkar greinar. Líffræðin við Háskóla Íslands byggði á gömlum merg, hefði á að skipa um 20 kennurum sem flestir væru öflugir vísindamenn sem öfluðu stórra rannsóknastyrkja, hefðu marga framhaldsnema og birtu mikið í vísindatímaritum. Margir þeirra myndu þó fara á eftirlaun á næstu árum. Ferðamálafræði væri hins meðal yngri greina Háskólans og hefði aðeins verið kennd í um 18 ár. Greinin hefði á að skipa fáum kennurum og þyrfti að styðjast við marga aðjunkta og stundakennara. Kennararnir hefðu fjölbreyttan bakgrunn, m.a. í lífefnafræði, sameindalíffræði og lífupplýsingafræði. Kosturinn við sambúð ólíkra greina væri m.a. að þær lærðu mikið hver af annarri. Ferðamálafræðin hefði sett sér sameiginlega stefnu, en hún væri fremur almenn vegna þess hversu margar ólíkar einingar væru þar saman komnar. Það væri þó mikill kostur við deildina að þar starfaði gott fólk sem ynni mjög vel saman. Hins vegar væri það ókostur að mikill hluti starfseminnar færi fram á vettvangi námsbrautanna, sem væri bagalegt m.t.t. hlutverks deilda sem grunneininga Háskólans. Sökum flókinnar samsetningar deildarinnar væri erfitt að greina fjárhagsupplýsingar, t.d. hvar halli yrði raunverulega til. Heilt yfir væri deildin alltaf rekin með halla og því fengist ekki heimild til nýráðninga. Þá væri námsbrautarfyrirkomulagið óheppilegt m.t.t. upplýsinga og kannana sem iðulega miðuðust við deildir og segðu slík gögn lítið um innra starfið. Að lokum sagði Anna Dóra það vera óheppilegt að í umfjöllun um skipulag Háskóla Íslands væri sjaldnast gert ráð fyrir þverfræðilegum námsleiðum. Kannski væri unnt að bregðast við því með því að fjölga deildum og auðvelda jafnframt samstarf þeirra á milli.
Guðbjörg Vilhjálmsdóttir sagðist hafa starfað við Háskóla Íslands í aldarfjórðung. Fyrir skipulagsbreytingarnar 2008 hefðu deildarforsetar verið réttnefndir yfirmenn og það hefði verið heillaskref að hverfa frá því skipulagi. Deildarforseti ætti að vera einn úr hópnum sem tæki að sér að leiða og leysa tiltekin mál í nánu samstarfi við aðra í deildinni. Deildarforseti ætti að hafa vakandi auga fyrir þeim faglegu verkefnum sem upp kæmu. Forsetar fræðasviða hefðu tekið við hlutverki deildarforsetanna og væru óskoraðir leiðtogar. Sagði Guðbjörg að starfsemi og samstarf innan Félags- og mannvísindadeildar gengi vel og starfsemin væri árangursrík eins og kæmi t.d. fram í könnunum. Vandi deildarinnar væri hins vegar sá að hún væri samsett úr sex ólíkum námsbrautum sem störfuðu tiltölulega aðgreindar hver frá annarri. Því kæmi það ekki á óvart að töluvert hefði verið rætt um að skipta deildinni upp í fleiri deildir. Lýsti Guðbjörg þeirri skoðun sinni að það væri vandi við núverandi kerfi að einstakar einingar væru lítt sýnilegar. Myndi skýrsla Ómars Kristmundssonar þó vafalaust nýtast vel við skipulagsumræðu innan deildarinnar á næstu misserum. Í því sambandi væri hins vegar mikilvægt að fyrir lægi hvaða lágmarkskröfur um stærð þyrfti að uppfylla til að starfseining gæti verið deild – væri það t.d. 10 kennarar og 200-300 nemendur? Alltént þyrfti að vera ljóst hvert markmiðið væri áður en ráðist yrði í frekari skipulagsbreytingar. Samkvæmt skýrslu Ómars væri vandinn margþættur, s.s. stjórnunarálag, veikleiki í skipulagi deilda sem skiptust í námsbrautir, of mikill fjöldi námsleiða (yfir 30 í Félags- og mannvísindadeild) o.fl. Spurningin væri hins vegar hvort þetta væri raunverulegt vandamál. Hvert væri t.d. vandamálið ef ein námsleið breyttist í aðra vegna bundins vals? Kafa þyrfti betur ofan í þetta. Í skýrslunni væri m.a. viðruð sú hugmynd settar yrðu á laggirnar námsnefndir, en þetta þyrfti að skoða betur til að geta rætt það af viti. Ekki síst þyrfti að liggja fyrir hver stefna Háskóla Íslands væri varðandi heildarfjölda deilda: Ætti að fjölga þeim eða fækka? Að lokum sagði Guðbjörg að það væri sín skoðun að sú leið sem valin hefði verið við Háskóla Íslands að blanda saman jafningjastjórnun og fyrirtækjastjórnun hefði reynst farsæl og vel heppnuð.
Rektor gaf orðið laust.
Fulltrúi námsleiðar í umhverfis- og auðlindafræðum sagðist sakna þess að í skýrslu Ómars væri ekki talað um þverfræðilegt nám. Umhverfis- og auðlindafræðin starfaði eins og deild, væri sjálfstæð fjárhagsleg eining en hýst innan einnar deildar Verkfræði- og náttúruvísindasviðs. Jafnframt starfaði námsleiðin undir sérstakri stjórn. Afleiðingin af þessu væri að námsleiðin væri stundum meðhöndluð sem deild og stundum ekki – eiginlega ætti hún sér engan stað í skipulagi Háskólans. Vissulega mætti námsleiðin þó almennt velvild, en það væri óheppilegt að eiga mörg sín mál undir velvild komin. Lauk fulltrúinn máli sínu á að spyrja hvað þverfræðilegar einingar gætu gert til að vera betur sýnilegar.
Deildarforseti Íslensku- og menningardeildar sagði að skoða þyrfti sérstaklega málefni stærstu deildanna, s.s. Íslensku- og menningardeildar sem væri með um 1.000 nemendur og þarf af marga sem kæmu erlendis frá. Ein þeirra spurning sem vöknuðu í þessu sambandi væri hver ávinningurinn væri af stærðinni. Reyndin væri sú að stjórnsýsla deildarinnar væri veik og deildarforseti störfum hlaðinn. Afleiðingin væri m.a. sú að forsetinn hefði lítið svigrúm til að sinna stefnumótun sem ætti þó að vera eitt helsta verkefni hans. Í tengslum við fyrri umræðu um umbun sagði forsetinn að málið snerist ekki aðeins um kennsluafslátt heldur einnig og ekki síður um tíma.
Fulltrúi Raunvísindastofnunar Háskóla Íslands sagði að þegar nýtt stjórnkerfi hefði verið tekið upp árið 2008 hefði m.a. verið rætt um þann möguleika að ráða forseta fræðasviða utan frá, m.a. til að geta fengið erlenda sérfræðinga til að sinna starfinu. Þetta hefði þó ekki gerst og það væri spurning, hvort eðliegt væri að rektor veldi t.d. einn af deildarforsetunum til að gegna starfi forseta fræðasviðs. Þá sagði fulltrúinn að ekki væri alltaf ljóst hvort skipulagsbreytingarnar hefðu verið til góðs. Til dæmis hefði á þeim vettvangi sem síðar varð Verkfræði- og náttúruvísindasvið áður verið fyrir hendi tvær sterkar deildir, Verkfræðideild og Raunvísindadeild, en nú væru deildirnar sex að tölu, þar af þrjár verkfræðideildir, og spurning hvort þessi breyting hefði e.t.v. spillt deildunum sem vettvangi samræðu um fagleg málefni.
Forseti Heilbrigðisvísindasviðs sagði að verkefni deildarforseta á Heilbrigðisvísindasviði væri skýrt og byggt á undirrituðum erindisbréfum. Varðandi umræðuna um fjölda deilda sagði fræðasviðsforsetinn það vera sína skoðun að sú regla að ekki skyldu vera fleiri en sex deildir á hverju fræðasviði væri ekki alls kostar heppileg. Sumstaðar mætti fjölga deildum og annarstaðar fækka þeim. Þetta ætti að helgast af eðli greina, ekki stærð. Þá tók fræðasviðsforsetinn undir með fulltrúa námsleiðar í umhverfis- og auðlindafræði varðandi málefni þverfræðilegs náms og sagði að styðja þyrfti betur við það í stjórnkerfi Háskólans. Sagði fræðasviðsforsetinn að Heilbrigðisvísindasvið nýtti sér eftir föngum kosti þverfræðilegs samstarfs, t.d. í einstökum námskeiðum, og væri það markvisst gert til að þjálfa teymishugsun og þverfræðilega nálgun. Slíkt þyrfti að auka frekar en að minnka. Loks lagði forsetinn áherslu á mikilvægi trausts, t.d. á milli fræðasviðsforseta og deildarforseta. Það þyrfti að vera fyrir hendi svo unnt væri að færa vald á milli þeirra og byggja á samræðum og trausti.
Deildarforseti Jarðvísindadeildar tók undir lokaorð forseta Heilbrigðisvísindasviðs um mikilvægi trausts á milli fólks og sagði að ekki mætti festast um of í formi og regluverki. Umhverfis- og auðlindafræði væri gott dæmi um námsleið sem hefði tekist vel með dugnaði, áræði og trausti. Aðalatriðið væri að deildir væru nægilega burðugar til að takast á við þau verkefni sem þær hefðu með höndum. Ákveðin stærð gæti tryggt hlutlægni og getu til að taka á málum. Loks sagði deildarforsetinn það vera skoðun sína að skipulagið yrði óskýrara eftir því sem neðar væri komið í stjórnunarlagið, þannig væri t.d. sumstaðar einblínt á fræðasvið en annarstaðar á deildir.
Deildarforseti Lagadeildar þakkaði fyrir kynninguna og sagði hana vera gott veganesti fyrir framtíðina og sýna að verkefnum sem ráðist hefði verið í með stjórnkerfisbreytingunni 2008 væri ekki að fullu lokið, t.d. varðandi skiptingu ábyrgðar. Sagði deildarforsetinn það hafa komið sér á óvart að í erindisbréfi sínu hefði verið kveðið á um að hún bæri ekki ábyrgð á fjármálum Lagadeildar, þótt svo væri í reynd. Af þessari togstreitu leiddi að hún hefði lítinn aðgang að fjárhagsupplýsingum, enda ekki gert ráð fyrir því, og að sama skapi litla stjórn á fjárstreymi til Lagadeildar, enda þótt hún þyrfti að reka deildina af ábyrgð og innan fjárheimilda. Einn vandi sem hún þyrfti að glíma við væri sá að eftir innleiðingu A-prófa hefði nemendum fækkað og tekjur dregist saman að sama skapi, en ætlast væri til þess að deildarforsetinn leysti fjárhagsvandann. Það væri ólíðandi að deildarforseti þyrfti að axla slíka ábyrgð án þess að hafa aðgang að nauðsynlegum gögnum eða áhrif á skiptingu fjár innan Háskólans.
Ómar H. Kristmundsson þakkaði fyrir framkomnar ábendingar og sagði þær nýtast við frekari vinnu við skýrsluna. Varðandi þá ábendingu að lítið tillit hefði verið tekið til þverfræðilegs samstarfs sagði hann það hafa verið með ráði gert þar sem sérstakur starfshópur væri að skoða að mál. Ekkert væri því til fyrirstöðu að taka þetta málefni upp í skýrslunni. Varðandi ábendinguna um námsnefndir sagði hann að í skýrslunni væri bent á þriðju leiðina sem væri endurskoðun starfslýsinga. Að lokum sagði Ómar að þótt skipulag og stjórnun væru nauðsynleg umgjörð utan um starfsemina hefðu fleiri þættir áhrif. Til dæmis væri mikilvægt að einfalda regluverk Háskólans í því skyni að greiða fyrir aukinni skilvirkni. Í þessu sambandi hefði einnig verið talað um traust, en aðrir þættir á borð við bjargir skiptu ekki síður máli. Vonandi væri að fjárframlög til Háskóla Íslands myndu aukast með nýrri ríkisstjórn, eins og margir flokkar hefðu lofað í aðdraganda þeirra.
Rektor þakkaði fyrir góðar umræður. Varðandi viðmið um hámarksfjölda deilda sagði hann að þótt það hefði verið sett sem skilyrði við stjórnkerfisbreytinguna árið 2008 að deildir væru ekki fleiri en sex á hverju fræðasviði væri það ekki meitlað í stein. Nauðsynlegt væri að rýna þetta atriði eins og önnur með það að markmiði að stjórnskipulag Háskóla Íslands hentaði starfseminni sem best á hverjum tíma.
Til máls tóku undir þessum lið, auk rektors og framsögumanna, þau Bjargey Anna Guðbrandsdóttir, Gunnþórunn Guðmundsdóttir, Hafliði Pétur Gíslason, Inga Þórsdóttir, Magnús Tumi Guðmundsson, Aðalheiður Jóhannsdóttir og Ómar H. Kristmundsson.
Kl. 14.35-15.15
Dagskrárliður 3
Innleiðing HÍ21, Stefnu Háskóla Íslands 2016-2021: Endurskoðun sjóðakerfis Háskóla Íslands og innviðaáætlun.
Guðbjörg Linda Rafnsdóttir gerði grein fyrir málinu.
Háskólaþing í nóvember 2016 ræddi eftirfarandi:
• Er hægt að einfalda umsóknar- og úthlutunarferli Rannsóknarsjóðs Háskóla Íslands? Ef þá, hvernig?
• Ætti að breyta fyrirkomulagi úthlutana úr doktorssjóði Háskóla Íslands, t.d. með því að fræðasvið og/eða deildir hefðu meira um þær að segja, s.s. með hliðsjón af rannsóknarstefnu þeirra?
Markmið og aðgerðir í HÍ21
• Markmið (rannsóknir): Stuðningur við styrkjasókn
• Aðgerð: Ferli tengt rannsóknastyrkjum innan Háskólans einfölduð, m.a. þannig að hægt sé að veita styrki lengur en til eins árs og hafa mat úr öðrum samkeppnissjóðum til hliðsjónar
• Markmið (mannauður): Stjórnendur geri starfsfólki og nemendum kleift að samræma starfsskyldur og fjölskylduábyrgð
• Aðgerð: Við mat á vísindastörfum verði tryggt að tekið sé tillit til fjarvista vegna fæðingarorlofs
• Álag á starfsfólk er einn af lykilmælikvörðum stefnunnar
Helstu breytingar á Rannsóknasjóði HÍ
• Umsóknarferlið einfaldað, hægt að sækja til allt að 3ja ára í senn, aukið tillit tekið til nýráðins starfsfólks, fæðingarorlofs og veikinda
• Nýtt starfsfólk (þau sem hafa hafið vísindaferil á seinustu fimm árum miðað við ráðningu í akademískt starf) hækka um flokk raðist þau neðarlega vegna birtinga sinna
• Heimilt er að hækka umsóknir um flokk eða flokka ef umsækjandi hefur verið í barneigna- eða veikindaleyfi á undangengnum fimm árum
• Standi barneignaleyfi yfir í 6 mánuði eða lengur er heimilt að hækka umsækjanda um allt að tvo flokka. Sama gildir um veikindaleyfi
Umsóknir í Rannsóknasjóð
Rannsóknasjóður 2018 – Umsóknir um fjölda styrkára
Markmið og aðgerðir HÍ21
• Markmið (nám og kennsla): Umgjörð doktorsnáms styrkt og stuðningur við nemendur aukinn
• Aðgerðir:
• Doktorsstyrkjum fylgi ráðstöfunarfé, m.a. til að styðja við þátttöku doktorsnema í alþjóðlegu samstarfi
• Stofnskrár óvirkra styrktarsjóða hafa verið yfirfarnar og stefnt að því að búa til nýjan sjóð í því skyni að auka ráðstöfunarfé doktorsnema
Doktorsstyrkir Rannsóknasjóðs HÍ og Háskólasjóðs Eimskipafélags Íslands
• Mögulegar aðgerðir:
• Doktorsnemastyrkjum Rannsóknasjóðs HÍ breytt þannig að nemendur fái styrk við upphaf náms
• Umsókn. Umsækjandi sækir um styrk í ákveðna námsleið/deild. Með umsókn fylgi lýsing á áhugasviði, greinargerð um faglegar forsendur fyrir náminu, ferilskrá nemandans og meðmælabréf
• Mat á umsóknum. Við mat á umsókn mætti horfa til gæða umsóknar (sbr. ofan) og jafnvel annarra þátta sem einstöku deildir ákveða.
Næst gerði Halldór Jónsson grein fyrir yfirstandandi greiningu á þörf fyrir innviði.
Aðgerð og skilgreining
• Þörf rannsakenda og faglegra eininga fyrir rannsóknarinnviði og gerð áætlunar um eflingu þeirra
• Hvað eru rannsóknarinnviðir:
- Rannsóknatæki
- Aðstaða og grunnbúnaður
- Bókasafnsþjónusta og gagnagrunnar
- Stoðþjónusta
- Tölvukerfi
• Þverfaglegur ráðgjafahópur
Þarfagreining
• Úrvinnsla úr gögnum VNS og Rannís
• Sjálfsmatsskýrslur deilda
• Samtöl við þjónustuaðila
- Reiknistofnun
- Landsbókasafn-háskólabókasafn
• Greining á ráðstöfun fjár til innviða
• Spurningakönnun í samstarfi við Félagsvísindastofnun
Úthlutun úr Mótframlagasjóði og Tækjakaupasjóði (þús. kr.)
Úthlutun úr Innviðasjóði V&T og hlutur H.Í. (þús. kr.)
Fjöldi styrkja úr Innviðasjóði V&T og hlutur H.Í.
Samtals til innviða frá Innviða-, Mótframlaga- og Tækjakaupasjóði H.Í. (þús. kr.)
Spurningakönnun
• Allir akademískir starfsmenn í þýði, um 630
• Spurt er um:
- Nokkra bakgrunnsþætti
- Vinnulag við rannsóknir
- Hvaða innviði fólk notar mest
- Hvaða innviðum fólk vill forgangsraða í fyrirhugaðri áætlun
- Samnýtingu, hvort og hvernig?
• Bráðabirgðaniðurstöður
- Um 42% svarhlutfall, ágæt endurspeglun á milli þýðis og svarendahóps eftir bakgrunnsbreytum
Vinnulag og samstarf
• Vinnulag við rannsóknir
- Um fjórðungur vinnur að jafnaði einn
- Um 15% vinna ein, en með aðstoðarfólki
- Um 60% vinna með öðrum rannsakendum í teymi eða skipulögðum hópum
• Hvar starfa þeir sem þú vinnur með?
- Á sama fræðasviði: 34%
- Á öðrum fræðasviðum HÍ: 20%
- Í öðrum íslenskum háskólum og rannsóknastofnunum: 16%
- Í erlendum háskólum og rannsóknastofnunum: 32%
Hvaða rannsóknarinnviði nýtir þú og aðrir á þínu fræðasviði helst?
| Innviðir |
1. sæti % |
2. sæti % |
3. sæti % |
Samtals |
|
Rannsóknatæki |
12,3 |
12,7 |
4,0 |
29,0 |
|
Rannsóknaaðstöðu |
19,0 |
18,4 |
11,3 |
48,7 |
|
Bókasafnsþjónustu |
11,0 |
13,9 |
10,0 |
34,9 |
|
Gagnagrunna og gagnasöfn |
18,4 |
19,0 |
16,7 |
54,1 |
|
Hugbúnað |
8,6 |
13,3 |
19,3 |
41,2 |
|
Tölvukerfi |
20,9 |
11,4 |
14,0 |
46,3 |
|
Stoðþjónustu |
4,9 |
8,9 |
16,0 |
29,8 |
|
Hópvinnuaðstöðu |
1,8 |
1,9 |
5,3 |
9,0 |
|
Annað |
3,1 |
0,6 |
3,3 |
7,0 |
Hvers konar rannsóknarinnviði telur þú að setja ætti í forgang við uppbyggingu rannsóknarinnviða innan háskólans?
| Innviðir |
1. sæti % |
2. sæti % |
3. sæti % |
Samtals |
|
Rannsóknatæki |
12,1 |
14,0 |
5,6 |
31,7 |
|
Rannsóknaaðstöðu |
21,0 |
20,7 |
12,6 |
54,3 |
|
Bókasafnsþjónustu |
8,9 |
8,7 |
12,6 |
30,2 |
|
Gagnagrunna og gagnasöfn |
12,7 |
14,0 |
17,5 |
44,2 |
|
Hugbúnað |
5,1 |
9,3 |
14,7 |
29,1 |
|
Tölvukerfi |
5,1 |
10,0 |
11,2 |
26,3 |
|
Stoðþjónustu |
27,4 |
16,7 |
16,8 |
60,9 |
|
Hópvinnuaðstöðu |
1,3 |
4,0 |
4,9 |
10,2 |
|
Annað |
6,4 |
2,7 |
4,2 |
13,3 |
Rannsóknarinnviðir – mest notaðir/vantar mest – 1. sæti
Rannsóknarinnviðir – mest notaðir/vantar mest – samtals (%)
Samnýting rannsóknarinnviða
| Samnýting | Oft | Stundum | Sjaldan | Aldrei |
|---|---|---|---|---|
| Aðrar deildir eða fræðasvið | 6,9 | 25,0 | 35,0 | 33,1 |
| Aðrir íslenskir háskólar | 1,9 | 11,7 | 26,5 | 59,9 |
| Stofnanir eða fyrirtæki á Ísl. | 14,2 | 20,4 | 27,2 | 38,3 |
| Erlendir háskólar | 21,7 | 39,8 | 31,1 | 7,5 |
Innviðaáætlun til 2021
• Greiningu verði lokið í nóvember
- Ítarlegri úrvinnsla spurningakönnunar
- Samtöl við stjórnendur eininga… (eftirfylgni)
• Snertir óneitanlega:
- Skipulag rannsókna
- Þverfræðilega samvinnu
- Sameiginleg innkaup
- Yfirsýn og skráning
• Kostnaður og fjárhagslegt svigrúm
• Innviðaáætlun til 2021 í byrjun næsta árs
Kjörinn fulltrúi Félagsvísindasviðs þakkaði fyrir góðar kynningar og sagði það vera skoðun sína að styrkir til doktorsnema þyrftu að vera að lágmarki til fjögurra ára.
Deildarforseti Raunvísindadeildar sagði að ráðning rannsóknastjóra á fræðasviðunum hefði verið framfaraskref og gefist vel. Um styrkúthlutun til doktorsnema sagði deildarforsetinn að 300 þús. kr. mánaðarlegur styrkur dygði vart fyrir framfærslu og spurði hvort fyrirhugað væri að hækka framlagið. Þá spurði hann hver aðkoma deilda að styrkúthlutunum ætti að vera og hvort til stæði að færa styrkúthlutanir nær þeim?
Deildarforseti Raunvísindadeildar sagði að í könnun vísinda- og nýsköpunarsviðs væri spurt um þörf fyrir tæki og sagði að ef spurningin hefði verið opnari hefur svörin vafalítið orðið önnur.
Forseti Hugvísindasviðs spurði hvort kannaður hefði verið möguleikinn á aukinni samvinnu við Rannís í tengslum við doktorsnemastyrki. Æskilegt væri að samræma þá innlendu sjóði sem væru fyrir hendi – og ekki mætti gleyma því að hugvísindafólk þyrfti einnig tæki, gagnagrunna o.s.frv.
Aðstoðarrektor vísinda þakkaði fyrir framkomnar ábendingar og spurði hvort vilji væri fyrir því að fækka doktorsnemastyrkjum og hækka þá á móti. Staðreyndin væri sú að til að ná lágmarkslaunum þyrfti að fækka fjölda styrkja um 20%. Í nýlegri stefnu Háskóla Íslands fyrir tímabilið 2016-2021 væri áætlað að auka rekstrarfé, þótt það væri auðvitað ekki það sama og að styrkja framfærsluna. Endurskoðun sjóðakerfisins myndi bæta stöðuna þótt það myndi ekki bjarga öllu. Um spurningu deildarforseta Raunvísindadeildar um hvort færa ætti styrkjaúthlutunina nær deildum sagði aðstoðarrektor að þetta hefði verið mikið rætt, en einnig hvort eyrnamerkja ætti styrki viðfangsefnum eða ákveða áherslusvið.
Sviðsstjóri vísinda- og nýsköpunarsviðs þakkaði fyrir góðar umræður. Sagði hann það vera skoðun sína að aðalatriðið væri að með innviðakönnuninni fengist í fyrsta sinn skýr mynd af þörfum fræðasviða og deilda fyrir innviði og það væri mikilvægur grunnur til að byggja á. Eiginleg innviðaáætlun kallaði síðan á frekara samtal.
Rektor sagðist ekki sjá fyrir sér að styrkjum til doktorsnema yrði fækkað heldur þyrfti að hækka þá. Háskóli Íslands væri í samtali við stjórnvöld um þennan þátt enda væri óumdeilt að hann hefði hingað til verið vanmetinn í fjármögnun Háskóla Íslands.
Til máls tóku undir þessum lið, auk rektors, Guðbjargar Lindu Rafnsdóttur og Halldórs Jónssonar, þau Gyða Margrét Pétursdóttir, Oddur Ingólfsson, Hafliði Pétur Gíslason, Guðmundur Hálfdanarson,
Kl. 15.15-15.45
Dagskrárliður 4
Innri endurskoðun við Háskóla Íslands. Kynning.
Ingunn Ólafsdóttir, innri endurskoðandi, gerði grein fyrir málinu.
Lagaleg og fagleg umgjörð innri endurskoðunar
• Lög um opinber fjármál
• Alþjóðleg umgjörð innri endurskoðunar
• Reglur um Háskóla Íslands
• Erindisbréf fyrir innri endurskoðun
Skilgreining á innri endurskoðun
• ,,Innri endurskoðun er starfsemi sem veitir óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf og er ætlað að vera virðisaukandi og bæta rekstur fyrirtækja, stofnana og félagasamtaka. Með kerfisbundnum og öguðum vinnubrögðum leggur innri endurskoðun mat á og bætir áhættustýringu, eftirlit og stjórnarhætti og stuðlar þannig að því að fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök nái markmiðum sínum.“
Verkefni innri endurskoðunar
• Vinnuferlar, skipulag og stjórnun séu til árangursrík
• Notkun upplýsingakerfa sé örugg
• Starfsmenn fylgi lögum, reglugerðum, stefnu, stöðlum og verklagsreglum
• Reikningshald, uppgjör og ársreikningar séu í samræmi við ákvæði laga og reglna
• Áhætta sé greind með fullnægjandi hætti og henni stjórnað
• Háskólaráð og stjórnendur fái réttar og nauðsynlegar upplýsingar
• Til ráðgjafar og fylgist með niðurstöðum faglegra gæðaúttekta og endurskoðar uppgjör erlendra rannsóknastyrkja. Ábendingar um misferli, óhagkvæmni og óskilvirkni
Endurskoðunaráætlun
• Áætlun er til þriggja ára byggð á áhættumati
• Áhættumat unnið í samstarfi við stjórnendur
• Áætlun fer til umsagnar til stjórnenda
• Áætlun er samþykkt af háskólaráði og fjárhagsáætlun
Úttektir
• 2018
• Gæðastjórnun (áætlun)
• Framhaldsnám (í vinnslu)
• 2017
• Fjármálastjórn fræðasviðanna (umsögn)
• Nemendaskráning og nemendaskrárkerfið
• Nýráðningar akademískra starfsmanna
• 2016
• Skjalastjórnun Háskóla Íslands
• Erlendir rannsóknastyrkir
Eftirfylgni
• Þriggja manna nefnd undir forystu framkvæmdastjóra.
• Nefndin gerir háskólaráði grein fyrir viðbrögðum sínum.
• Innri endurskoðandi fylgir athugasemdum eftir og kynnir niðurstöður í háskólaráði.
Rektor þakkaði Ingunni fyrir framsöguna og sagði að innri endurskoðun og áhættumat væru mikilvægur þáttur í gæðastarfi Háskóla Íslands. Hvatti rektor þingfulltrúa til að lesa skýrslur innri endurskoðanda sem væru bæði efnismiklar og vandaðar.
Forstöðumaður Endurmenntunar Háskóla Íslands þakkaði fyrir kynninguna og spurði hvort innri endurskoðun væri almenn stoðþjónusta sem aðrar einingar gætu nýtt sér. Til dæmis gæti verið gagnlegt fyrir Endurmenntun að láta gera fyrir sig áhættumat.
Innri endurskoðandi svaraði því til að það væri sjálfsagt mál að kanna hvort ástæða væri til að gera áhættumat fyrir Endurmenntun Háskóla Íslands.
Deildarforseti Félags- og mannvísindadeildar spurði hvernig forgangsröðun eða endurskoðunaráætlun innri endurskoðanda væri ákveðin.
Innri endurskoðandi sagði að þegar hún hefði hafið störf við Háskóla Íslands árið 2015 hefði hún tekið skipuleg viðtöl við deildarforseta og aðra stjórnendur og í kjölfarið lagt drög að áhættumati og endurskoðunaráætlun sem síðan hefði verið lögð fyrir háskólaráð til umsagnar og samþykktar. Slík áætlun hefði upp frá því verið uppfærð og lögð árlega fyrir ráðið.
Sviðsstjóri vísinda- og nýsköpunarsviðs lýsti ánægju sinni með að ráðinn hefði verið innri endurskoðandi til Háskóla Íslands og yfir því verklagi sem viðhaft væri við innri endurskoðun við skólann. Mjög faglegt væri að byggja úrbótatillögur á faglegum greiningum sem skiluðu sér í kerfisbundnum og skilvirkum umbótum.
Deildarforseti Raunvísindadeildar spurði hvort unnt væri að fá ráðgjöf og þjónustu innri endurskoðanda, t.d. við undirbúning stórra evrópustyrks umsókna?
Innri endurskoðandi svaraði því til að slík vinna ætti e.t.v. frekar heima á vettvangi vísinda- og nýsköpunarsviðs, en innri endurskoðandi hefði rýnt ferlið í heild.
Formaður Stúdentaráðs þakkaði fyrir góða kynningu og spurði hvort það væri hlutverk innri endurskoðanda að rýna hvort reglum væri fylgt og ef svo væri, hvernig staðið væri að því, t.d. varðandi tímafresti og einkunnaskil.
Innri endurskoðandi sagði að ábendingar á borð við þá um reglufylgni og áhættumat yrðu skoðaðar og metnar í sambandi við endurskoðunaráætlun hvers árs. Þá þyrfti að hafa í huga að verkefni innri endurskoðunar væru ólík og ekki þyrfti alltaf að ráðast í heila úttekt heldur væri stundum nóg að bregðast við í formi smærri verkefna.
Sviðsstjóri starfsmannasvið tók undir með fyrri ræðumönnum um gagnsemi þess að ráðinn hefði verið innri endurskoðandi við Háskóla Íslands. Tók hún sem dæmi rýni endurskoðandans á ráðningarferli akademískra starfsmanna sem kveðið hefði verið á um í stefnu Háskóla Íslands, HÍ21, og hefði nú þegar skilað umtalsverðum umbótum.
Kjörinn fulltrúi Félagsvísindasviðs gerði að umtalsefni hugtakið áhættumat. Sagðist hann þekkja það í tengslum við rekstur, en spurði um merkingu þess í sambandi við innri endurskoðun.
Innri endurskoðandi þakkaði fyrir góð viðbrögð ánægjulegt samstarf við starfsfólk Háskólans. Um spurningu fulltrúa Félagsvísindasviðs um áhættumat sagði innri endurskoðandi að í starfinu væru skoðaðir grunnþættir á borð við rekstraráætlun, rekstraráhættu, upplýsingatækniáhættu og lagaáhættu.
Fleiri tóku ekki til máls.
Rektor þakkaði framsögumönnum og fulltrúum á háskólaþingi fyrir góðar og málefnalegar umræður, sleit þinginu og bauð fundarmönnum að þiggja kaffiveitingar í anddyri og Bókastofu Aðalbyggingar.
Til máls tóku undir þessum lið, auk rektors og Ingunnar Ólafsdóttur, þau Kristín Jónsdóttir, Guðbjörg Vilhjálmsdóttir, Halldór Jónsson, Oddur Ingólfsson, Ragna Sigurðardóttir, Ásta Möller og Helgi Tómasson.
Útsend gögn og gögn sem lögð voru fram á 20. háskólaþingi 25. október 2017:
1. Dagskrá og tímaáætlun þingsins.
2. Fundargerð 19. háskólaþings 19. maí 2017.
3. Listi yfir fulltrúa á háskólaþingi
4. Skjal fyrir dagskrárlið 2, stjórnun og skipulag fræðasviða og deilda.