Tilgangur
Skjöl Háskóla Íslands eru verðmæti og mikilvægur vitnisburður um starfsemi skólans, auk þess að vera grundvöllur faglegrar stjórnsýslu. Tilgangur skjalastefnu Háskólans er að tryggja að stjórnun og meðferð skjala sé áreiðanleg, uppfylli þarfir skólans, styðji markvisst við starfsemina og tryggi hagsmuni nemenda, starfsfólks og annarra hagaðila. Jafnframt skal hún tryggja að skjöl séu vistuð og varðveitt í samræmi við lög, verklag og staðla sem gilda um starfsemi skólans og að skjölin séu örugg og aðgengileg þegar á þarf að halda.
Stefnan styður við heildarstefnu Háskóla Íslands á hverjum tíma, persónuverndarstefnu og upplýsingaöryggisstefnu og er hluti af gæðakerfi skólans.
Umfang
Skjalastefnan nær til allra starfseininga Háskóla Íslands og til allra skjala, stafrænna og á pappír, sem verða til innan Háskólans eða berast honum og tengjast starfsemi hans. Skjöl sem starfsfólk útbýr eða meðhöndlar í starfi sínu hjá Háskóla Íslands eru eign skólans.
Ábyrgð
Rektor ber ábyrgð á að skjalastjórn sé í samræmi við lög og reglur.
Upplýsinga- og skjalastjóri framfylgir skjalastefnu og hefur eftirlit með því að stefnunni sé fylgt. Hefur umsjón með upplýsinga- og skjalakerfi skólans og skipuleggur fræðslu fyrir starfsfólk og stjórnendur til að tryggja að réttu verklagi sé fylgt.
Stjórnendur starfseininga bera ábyrgð á því að skjalastefnu Háskólans sé framfylgt, hver á sinni starfseiningu. Þeir skulu sýna gott fordæmi og tryggja upplýsinga- og skjalastjóra stuðning við framkvæmd stefnunnar.
Starfsfólki er skylt að framfylgja skjalastefnu skólans og vinna samkvæmt skráðu verklagi um meðhöndlun skjala.
Upplýsingatæknisvið tryggir öruggan rekstur upplýsinga- og skjalakerfa sem og öryggi rafrænna gagna.
Markmið
- Að samræma verklag og vinnubrögð starfsfólks í öllum starfseiningum skólans.
- Að efla yfirsýn stjórnenda og starfsfólks yfir stöðu mála og auka þannig skilvirkni og rekjanleika.
- Að tryggja öryggi, heilleika og áreiðanleika skjala.
- Að stuðla að vandaðri stjórnsýslu og auka traust á starfsemi skólans.
- Að tryggja varðveislu skjala og að þau séu tiltæk þegar á þarf að halda.
- Að gera starfsfólk meðvitað um ábyrgð sína við myndun og vistun skjala á samþykktum vistunarstöðum.
- Að tryggja að starfsfólk fái viðeigandi fræðslu um meðhöndlun skjala í samræmi við lög og verklag skólans.
- Að tryggja stjórnun skjala Háskólans allan líftíma þeirra, frá því að þau verða til og þar til þeim er er annað hvort eytt samkvæmt heimild eða þau afhent Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu.
Skjalastefna Háskóla Íslands var samþykkt af háskólaráði 15. maí 2025. Endurskoða skal stefnuna á fimm ára fresti eða oftar ef tilefni er til.
Tilvísanir
- Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014
- Upplýsingalög nr. 140/2012
- Stjórnsýslulög nr. 37/1993
- Lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018