Opinn aðgangur og gagnastjórnun

Háskóli Íslands minnir starfsfólk á að kynna sér og hlíta reglum styrkveitenda um opinn aðgang að niðurstöðum styrktra rannsókna.

Rannís gerir kröfu um að verkefni sem hafa hlotið styrk úr sjóðum Rannís frá og með janúar 2013 birti niðurstöður í opnum aðgangi. Þá hvetur Rannís vísindamenn til að birta niðurstöður úr rannsóknum sem fengu styrk fyrir janúar 2013 til að birta í opnum aðgangi. Stefnan nær ekki til bóka, bókakafla né lokaritgerða nemenda. Sækja þarf sérstaklega um undanþágur frá birtingu í opnum aðgangi.

Ritrýndar birtingar á niðurstöðum verkefna sem Horizon 2020 áætlun Evrópusambandsins hefur styrkt skulu vera í opnum aðgangi. Skylt er að gera eintak aðgengilegt í rafrænu varðveislusafni (i) í síðasta lagi við birtingu í tímariti eða (ii) að liðnum biðtíma sem er 12 mánuðir í félags- og hugvísindum en 6 mánuðir í öðrum greinum.

Sífellt fleiri sjóðir krefjast opins aðgangs að niðurstöðum rannsókna sem þeir styrkja. Á vefsíðunni ROARMAP eru aðgengilegar staðlaðar upplýsingar um stefnur rannsóknasjóða um opinn aðgang og krækjur á heimasíður sjóðanna þar sem kanna má hvort skráning er í samræmi við nýjustu útgáfu.

Mikilvægt er að styrkþegar afli sér upplýsinga um stefnu tímarita og heimildir höfunda til að birta greinar í varðveislusöfnum áður en samið er um birtingu. Upplýsingarnar eru aðgengilegar á vefsíðunni Open policy finder og má fá staðfestar á heimasíðum útgefenda.

Mælt er með að höfundar hafi stefnu Háskóla Íslands og styrkjasjóða um opinn aðgang til hliðsjónar þegar birtingarvettvangur er valinn.
Fjölmörg ritrýnd gæðatímarit eru í opnum aðgangi. Nálgast má upplýsingar um þau á síðunni Directory of Open Access Journals.
Einnig veitir starfsfólk Vísinda- og nýsköpunarsviðs aðstoð við val á tímaritum og samskipti við útgefendur ef vafamál koma upp varðandi opinn aðgang.

Háskóli Íslands mælist til þess að starfsfólk noti ORCID auðkenni og ORCID númer er nauðsynlegt við skráningu verka í opinvisindi.is.

Þeir sem ekki eru þegar komnir með slíkt auðkenni geta skráð sig á ORCID.org; skráningin er fljótleg og einföld.

Sífellt fleiri styrkjasjóðir gera kröfu um að umsækjendur gefi upp ORCID númer. Þeir sem þegar eru með önnur auðkenni, t.d. ReseacherID, geta tengt það við ORCID númerið og þurfa ekki að skrá upplýsingar um birtingar sínar aftur.

Hægt er að tengja ORCID auðkenni við Ugluna og fá ritaskrá birta í símaskrá Háskóla Íslands.

Með ORCID auðkenni er hægt að tryggja að verk séu rétt merkt höfundum þótt fleiri beri sama nafn. Jafnframt er hægt að skrá mismunandi rithætti nafna. Þannig má tryggja að verk Auðar Ásu Guðmundsdóttur birtist sem hennar höfundarverk hvort sem verkið er merkt henni sem A.Á.Guðmunsdóttir, A.A. Guðmundsdottir, A.A.Guomundsdottir, Audur Asa Guomundsdottir, Auður Ása Gudmundsdóttir eða Auður Asa Gudmundsdottir o.s.frv. o.s.frv.

Stefna Háskóla Íslands um opinn aðgang að rannsóknaniðurstöðum og lokaverkefnum ásamt verklagsreglum. Rætt á 10. háskólaþingi 19. apríl 2013 og samþykkt í háskólaráði 6. febrúar 2014.

Háskóli Íslands leggur áherslu á að sem flestir geti notið afurða þess vísindastarfs sem unnið er innan háskólans. Háskólinn hvetur því starfsmenn til að birta fræðigreinar sínar á vettvangi þar sem aðgangur er opinn, svo sem í tímaritum í opnum aðgangi, safnvistun, forprentagrunnum, eða á annan hátt. Stefna Háskóla Íslands um opinn aðgang tekur ekki til bóka eða bókarkafla.

Starfsmenn skulu veita vísinda- og nýsköpunarsviði án endurgjalds rafrænan aðgang að lokaútgáfu vísindagreina sinna ekki seinna en við birtingu. Þetta má gera með því að afhenda greinarnar á viðeigandi formi (svo sem PDF), senda krækju á veffang opins aðgangs að greinunum, eða á annan viðeigandi hátt. Háskóla Íslands er heimilt að vista greinarnar og gera þær aðgengilegar í opnu rafrænu varðveislusafni. Gildir þetta um allar vísindagreinar ritaðar af starfsmönnum háskólans, einum eða með fleiri höfundum, á þeim tíma sem þeir eru ráðnir við háskólann.

Undanskildar eru vísindagreinar sem lokið var við fyrir gildistöku þessarar samþykktar og greinar sem vinna var hafin við fyrir gildistökuna og um gilda skilmálar sem ekki falla að samþykktinni.

Vísinda- og nýsköpunarsviði er jafnframt heimilt að undanskilja einstakar vísindagreinar frá samþykktinni, eða seinka birtingu þeirra um tiltekinn tíma, beri viðkomandi starfsmaður fram rökstudda skriflega ósk þess efnis, sbr. verklagsreglur þar um.

Afrakstur vísindastarfs innan Háskóla Íslands kemur einnig fram í lokaverkefnum stúdenta, bæði í grunn- og framhaldsnámi. Skólinn leggur áherslu á að þessi verkefni séu gerð öllum aðgengileg eftir því sem kostur er. Um rafræn skil lokaritgerða gildir samþykkt háskólaráðs frá 21. febrúar 2008 og viðeigandi ákvæði í reglum Háskóla Íslands.

Vísinda- og nýsköpunarsvið ber ábyrgð á túlkun stefnu og verklagsreglna um birtingar í opnum aðgangi, lausn ágreiningsmála og gerir tillögu um endurbætur þegar við á. Kennslusvið ber ábyrgð á túlkun og lausn ágreiningsmála þegar um lokaverkefni stúdenta er að ræða.

Stefna þessi og viðeigandi verklagsreglur verða endurskoðuð innan þriggja ára og greinargerð um framkvæmdina kynnt fyrir háskólaráði.

Í stefnu HÍ til ársins 2026 (HÍ26) kemur fram að Háskólinn skuli móta sér skýra sýn sem styður við þverfræðilegt starf og aukin áhrif rannsókna. Jafnframt verður mótuð heildstæð sýn um siðferði vísinda og rannsóknir innan skólans gerðar sýnilegri með það fyrir augum að styðja þverfaglegt rannsóknasamstarf. Til að ná þessum markmiðum verður unnið að opnum aðgangi að rannsóknagögnum og niðurstöðum.

Háskóli Íslands er og vill vera virkur þátttakandi í alþjóðlegu rannsóknasamstarfi. Vísindafólk sem starfar við Háskólann birtir verk sín á alþjóðlegum vettvangi og fylgir þeim reglum sem gilda um birtingar á vísindalegu efni, sem og kröfum sem fræðasamfélagið og Háskólinn gera um áreiðanleika og heiðarleg vinnubrögð.

Gögn sem aflað hefur verið í rannsóknastarfi Háskóla Íslands eru mikilvægur grunnur að þekkingarsköpun sem leiðir til framþróunar á öllum sviðum íslensks samfélags. Háskóli Íslands telur brýnt að vísindasamfélagið hafi eins greiðan aðgang að þessum gögnum og unnt er.

Meginreglan er að gögn verði eins opin og mögulegt er, en eins lokuð og nauðsyn krefur.

Háskólinn ber ríka ábyrgð á að varðveita rannsóknagögn til framtíðar og haga varðveislu þeirra þannig að þau standist alþjóðlegar kröfur og uppfylli FAIR skilyrði, það er að þau séu:

• finnanleg
• aðgengileg
• samkeyranleg og
• endurnýtanleg

Háskólinn tekur jafnframt tillit til þess að venjur um meðhöndlun gagna og hvernig þeim er deilt eru mismunandi eftir viðfangsefnum og aðstæðum. Þannig geta persónuverndarmál eða viðskiptahagsmunir réttlætt undantekningar til lengri eða skemmri tíma frá meginreglunni um opin gögn.

Markmiðum um opin vísindi verður því aðeins náð að starfsfólk Háskóla Íslands hafi aðgang að traustum innviðum fyrir varðveislu gagna og aðstoð við gerð lýsigagna þannig að tryggja megi að gögnin verði FAIR.

Þeim sem stýra rannsóknaverkefnum, stórum sem smáum, ber frá upphafi að gera gagnaáætlun sem er reglulega uppfærð þar til verkefni lýkur og gögnum er fargað eða komið til varanlegrar og eftir atvikum opinnar varðveislu.

Háskólinn mun á gildistíma stefnunnar vinna markvisst að eflingu rafrænna innviða og stoðþjónustu til að þessi markmið náist og tryggja að vísindafólk geti staðið við kröfur styrkveitenda og vísindatímarita um meðferð gagna og opið aðgengi að þeim. Jafnframt er stefnt að því að auka þjónustu innan Háskólans við gerð gagnaáætlana og lýsigagna.

Gagnaþjónusta Félagsvísindasviðs Háskóla Ísland, GAGNÍS, sem stofnuð var árið 2018 veitir starfsfólki HÍ þjónustu og aðstoð við að koma gögnum sínum í opinn aðgang. GAGNÍS mun ásamt öðrum opnum gagnasöfnum HÍ gegna lykilhlutverki í að efla þjónustu á sviði opinna vísinda innan Háskólans.

Í samræmi við verkefnastofn númer sjö í HÍ 26, sem meðal annars er um opin vísindi ber vísinda- og nýsköpunarsvið ábyrgð á nánari útfærslu og endurskoðun á heildarstefnu um opin vísindi í umboði rektors og í samvinnu við stýrihóp HÍ 26, vísindanefnd, fræðasvið og upplýsingatæknisvið.

Í gildi er landsamningur um opinn aðgang (e. Transformative agreement) að tímaritum útgáfufyrirtækjanna Sage, Karger, Springer Nature og Elsevier.

Samningurinn við Sage felur í sér að íslenskir vísindamenn sem tengjast íslenskri stofnun og vilja birta greinar í blönduðum tímaritum (e. hybrit journals) Sage, þurfa ekki að greiða birtingagjöld. Ef ætlunin er að fá birtar greinar í tímaritum sem eru í opnum aðgangi samkvæmt Gylltu leiðinni (e. Gold Open Access) þá er hægt að fá 20% afslátt af birtingagjöldum (eða hærri afslátt sé hann í boði). Þetta á við í því tilfelli að handrit séu samþykkt til birtingar.

Samningurinn við Karger felur í sér að íslenskir vísindamenn sem tengjast íslenskri stofnun og vilja birta greinar í tímaritum Karger, geta sótt um niðurfellingur birtingagjalds (e. APC - article processing charge) sem og niðurfellingu viðbótarútgáfukostnaðar að því tilskyldu að handrit þeirra séu samþykkt til birtingar.

Samningurinn við Springer Nature felur í sér að íslenskir vísindamenn á völdum íslenskum stofnunum (m.a. Háskóla Íslands) og vilja birta greinar í blönduðum tímaritum (e. hybrid journal) eiga möguleika á niðurfellingu birtingargjalda. Fjöldi greina frá Íslandi er takmarkaður (45 árið 2026).

Samningurinn við Elsevier (2026-2028) felur í sér birtingar í opnum aðgangi í blönduðum tímaritum hjá Elsevier þar sem birtingargjöld (APC) eru innifalin í greiðslum Landsaðgangs. Stofnanir sem taka þátt í Landsaðgangi og greiða fyrir tímaritahluta Landsaðgangs að rafrænum áskriftum (hvar.is) eiga rétt á að birta greinar í opnum aðgangi samkvæmt samningnum en Háskóli Íslands er þar á meðal. Árlegur fjöldi greina sem hægt er að birta er takmarkaður: 2026: 119 greinar, 2027: 127 greinar og 2028: 136 greinar. Að auki er lesaðgangur að tímaritum í ScienceDirect sem nær í mörgum tilvikum aftur til ársins 1995. Tímarit Elsevier eru aðgengileg í gegnum ScienceDirect.

Háskóli Íslands er auk þess með samning við ACM Open.

1. Háskóli Íslands hvetur starfsmenn sína til að birta vísindagreinar sínar í tímaritum sem gefin eru út á vettvangi sem veitir opinn aðgang að greinunum. Háskóli Íslands tekur ekki með beinum hætti þátt í mögulegum kostnaði við birtingar í opnum aðgangi. Akademískum starfsmönnum háskólans er þó eftir atvikum heimilt að nýta rannsóknafé sitt til að greiða þennan kostnað.

2. Eigi síðar en við birtingu skal höfundur vísindagreinar senda vísinda- og nýsköpunarsviði rafrænt afrit af lokagerð greinarinnar. Rafrænt afrit getur verið á PDF formi, með krækju eða öðrum viðeigandi hætti.

3. Háskóla Íslands er heimilt að gera greinarnar aðgengilegar á netinu, sjá þó 4. gr.

4. Höfundur getur óskað eftir að tiltekin tímaritsgrein verði undanskilin ákvæðum 3. gr. þegar sýnt þykir að ekki sé unnt að birta efni greinarinnar á vettvangi með opnum aðgangi. Slík undanþága getur verið ótímabundin eða falið í sér seinkun birtingar í opnum aðgangi. Eftirtalin sjónarmið eru m.a. lögð til grundvallar við mat á undanþágubeiðnum:

a) Vísindaleg gæði tímarits.
Höfundi stendur til boða að birta vísindagrein í virtu hefðbundnu áskriftartímariti með háan áhrifastuðul (e. impact factor). Það er grundvallar stefnumið Háskóla Íslands að fjölga gæðabirtingum á öllum fræðasviðum háskólans. Í stefnu Háskóla Íslands er lögð rík áhersla á að akademískir starfsmenn velji birtingarvettvang sem gerir strangar fræðilegar kröfur og er líklegur til að auka vísindaleg áhrif rannsóknastarfs skólans. Áhersla á birtingu greina í opnum aðgangi má ekki verða til þess að draga úr áhrifum rannsóknastarfs Háskóla Íslands á innlendum og alþjóðlegum vettvangi. Höfundar sem birta grein í áskriftartímariti með háum áhrifastuðli skulu ef unnt er jafnframt birta greinina í opnu rafrænu varðveislusafni.

b) Birtingarvettvangur ákveðinn af öðrum.
Höfundur þarf að lúta ákvörðun annarra, t.d. stjórnanda rannsóknar eða meðhöfunda, svo sem við erlenda samstarfsháskóla eða rannsóknastofnanir.

c) Kostnaður.
Kostnaður höfundar er talinn óhóflegur eða ekki í samræmi við það sem eðlilegt má teljast.

5. Óskum um undanþágur sbr. 4. gr. skal beina til vísinda- og nýsköpunarsviðs.

6. Verklagsreglur þessar byggjast á stefnu Háskóla Íslands um opinn aðgang að rannsóknaniðurstöðum og lokaverkefnum, sem samþykkt var í háskólaráði 6. febrúar 2014. Vísinda- og nýsköpunarsvið og kennslusvið annast lausn ágreiningsmála sem rísa kunna í tengslum við framkvæmd reglna þessara. Reglurnar taka gildi 1. júlí 2014.
[Framkvæmd stefnunnar frestað til 1. september 2015]

Háskóli Íslands er aðili að rafræna varðveislusafninu opinvisindi.is hjá Landsbókasafni - Háskólabókasafni. Ætlast er til að starfsfólk HÍ visti útgáfu af ritrýndum tímaritsgreinum o.fl., sem birta má í opnum aðgangi í varðveislusafninu. Sjá Opin vísindi - leiðbeiningar um skil. Jafnframt skila doktorsnemar rafrænu eintaki af doktorsritgerð í Opin vísindi.

Frekari upplýsingar vegna tímaritsgreina, ráðstefnugreina og bókarkafla veitir Guðrún Tryggvadóttir hjá Landsbókasafni – Háskólabókasafni (s. 525 5731, netfang gudrun.tryggvadottir@landsbokasafn.is).

Frekari upplýsingar vegna doktorsritgerða veitir Hilma Gunnarsdóttir hjá Landsbókasafni – Háskólabókasafni (s. 525 5739, netfang hilma.gunnarsdóttir@landsbokasafn.is)

Starfsfólk Vísinda- og nýsköpunarsviðs veitir einnig aðstoð við skráningu og upplýsingar um annað sem varðar birtingu í opnum aðgangi. Vinsamlega hafið samband við Baldvin Zarioh með tölvupósti á netfangið bmz@hi.is.