Fyrir ytri vefsvæði Vefstefna Háskóla Íslands er unnin af markaðs- og samskiptasviði og vefstjórum fræðasviða Háskóla Íslands í náinni samvinnu við stýrihóp vefmála sem rektor skipar. Háskóli Íslands, september 2023. 1. Vefstefna Háskóla Íslands Vefstefna Háskóla Íslands nær yfir alla miðlun á ytri vefsvæðum skólans. Með ytri vefsvæðum er átt við hi.is, english.hi.is og tengd lén, þar með talin vefsvæði fræðasviða, deilda og námsleiða. Ytri vefsvæði skólans eiga að uppfylla þarfir framangreindra eininga (fræðasviða, deilda, námsleiða, námsbrauta og kjörsviða) og er þeim með öllu óheimilt að reka sjálfstæð vefsvæði utan skipulags sem þessi vefstefna tekur til. Öll sem vinna efni fyrir vefsvæði háskólans og samfélagsmiðla ber að fylgja vefstefnunni. Við uppbyggingu og þróun einstakra vefsvæða skal stefnunni sömuleiðis fylgt í einu og öllu. Vörður vefstefnunnar eru: Traust og áreiðanleiki Þjónusta, fagmennska og gæði Virkni/uppitími og hraði Vefsvæði Háskóla Íslands skulu alltaf vera í anda heildarstefnu skólans og í samræmi við lög. Markmið Markmið með rekstri ytri vefsvæða Háskóla Íslands er að: Veita trausta stafræna þjónustu Miðla upplýsingum um fjölbreytta og mikilvæga starfsemi Háskóla Íslands meðal annars á sviði kennslu, náms, rannsókna, nýsköpunar, vísindamiðlunar og samfélagstengsla Laða nýja nemendur að skólanum og styðja þá markvisst við val á námi Tryggja að notendur finni upplýsingar og þjónustu með einföldum og skjótvirkum hætti Auka vitund um gildi Háskólans og sýna hvernig starf hans hefur víðtæk samfélagsleg áhrif og tekst á við áskoranir samtímans Tryggja samfellda, og einfalda virkni í helstu tækjum og vöfrum Tryggja samrýmda ásýnd allra vefsvæða skólans Markhópar Markhópar ytri vefsvæða Háskólans eru: verðandi, núverandi og fyrrverandi nemendur skólans fjölmiðlar, stjórnvöld og atvinnulíf samstarfsaðilar, almenningur (hollvinir), starfsfólk og tilvonandi starfsfólk Efni er sniðið að ólíkum markhópum. Áherslur Þróun og uppbygging vefsvæða Háskóla Íslands á alltaf byggjast á ítarlegri þarfagreiningu sem unnin er með hliðsjón af þörfum notenda. Áhersla er á: Leitarvélar Námsleiðir Þjónustu Rannsóknir, nýsköpun og áhrif Samstarf við samfélag og atvinnulíf Starfið / viðburðir / fréttir Skipulag skólans Útlit - Hönnun og miðlun efnis Útlit vefsvæða Háskóla Íslands á að vera í takt við hönnunarstaðal skólans . Hönnun á að miða að þörfum notenda. Vefumsjónarkerfi á að geta leyst þessa þætti. Við framsetningu efnis á vefjum Háskóla Íslands er nýtt fjölbreytt miðlun: réttur, einfaldur og lýsandi texti áberandi myndir og áhersla á myndbönd Myndmerki HÍ skal vera sýnilegt í haus allra undirvefja HÍ. Myndmiðlun Miðlun mynda á vefnum fylgir hönnunarstaðli. Með myndum endurspeglum við háskólasamfélagið, stefnu og gilda skólans. Ljósmyndir á vefsvæðum Háskóla Íslands eru alla jafna í lit. Grafískar myndir þurfa að vera án texta, vegna aðgengismála. Aðgengi Ytri vefir Háskóla Íslands skulu hafa heildstæða umgjörð og útlit með einföldum notendaskilum fyrir öll helstu tæki og alla útbreidda vafra. Vefirnir eiga að vera hannaðir í samræmi við hönnunarstaðal. (Sjá honnun.hi.is) Vefir HÍ hafa einfalda ásýnd og virkni. Þeir eru hannaðir fyrir öll helstu tæki og alla útbreidda vafra. Vefina á að hanna skalanlega fyrir öll helstu tæki. Málfar og uppsetningu texta þarf að miða við hönnunarstaðal. Fara á eftir aðgengisstöðlum fyrir fatlað fólk í vinnu við alla vefi skólans. Efni á vefjum Háskóla Íslands tekur mið af þörfum ólíkra hópa eins og kostur er, svo sem blindra, sjónskertra, lesblindra og fatlaðs fólks. Svartími og virkni Ytri vefsvæði Háskóla Íslands eiga að hafa mjög áreiðanlega virkni og uppitíma með því besta sem þekkist. Sama gildir um svartíma. Verklagsreglur og gildistími Í tengslum við vefstefnuna eru settar verklagsreglur og leiðbeiningar sem skýra nánar framkvæmd hennar eftir því sem við á. Þær eru hér í viðaukum og í hönnunarstaðli. Þau sem vinna efni á vefsvæði Háskóla Íslands þurfa að kynna sér vefstefnuna vandlega. Vefstefna Háskóla Íslands er samþykkt af vefstjórum Háskóla Íslands, vefritstjóra, vefritstjóra english.hi.is, sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs, vefstjórum fræðasviða, stýrihópi vefmála og vefráði skipuðu af rektor. Vefstefnan er endurskoðuð eftir þörfum að frumkvæði vefstjóra og sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs í náinni samvinnu við stýrihóp vefmála. VIÐAUKI 1. Tæknilegir þættir og ábyrgð Vefsvæði Háskóla Íslands eiga að miðla mikilvægum upplýsingum um starfsemi skólans og veita aðgang að stafrænni þjónustu. Skipulag Leitast skal við að veita notendum aðalvefs Háskóla Íslands góða yfirsýn yfir skipulag vefsins. Skipan upplýsinga á að vera opin og einföld og notandi á alltaf að sjá hvar hann er staddur á vefnum. Leitarvél á vefsvæði Háskóla Íslands á að vera öflug og einföld í notkun og niðurstöður ítarlegar og gagnsæjar. Gæði Upplýsingar á vefjum Háskóla Íslands eiga alltaf að vera uppfærðar og réttar. Vefir Háskóla Íslands eiga að vera aðgengilegir öllum þjóðfélagshópum. Efni á að vera aðgengilegt í öllum helstu og algengustu vöfrum, stýrikerfum og tækjum. Vefþjónar og gagnagrunnsþjónar eiga stöðugt að vera verndaðir með öryggisbúnaði sem nauðsynlegur þykir hverju sinni. Aðalvefsvæði Háskóla Íslands og enskt vefsvæði Háskólans á að notendaprófa að lágmarki árlega. Ábyrgð Vefstjóri Háskóla Íslands ber ábyrgð á vefstefnu Háskóla Íslands og að henni sé framfylgt. Vefstjóri skipuleggur og ber ábyrgð á uppbyggingu veftrés og leiðarkerfis aðalvefsvæðis háskólans, vefsvæða fræðasviða og helstu sérvefja. Vefstjórar sérvefja bera ábyrgð á úthlutun aðgangsréttinda á tiltekin vefsvæði. Sérvefir sem smíðaðir eru utan skólans skulu afhentir UTS með full stjórnendaréttindi til uppfærslu. Umsjónarmenn einstakra vefsvæða, þar með talið vefstjórar fræðasviða, bera ábyrgð á efni eigin svæðis og að það sé alltaf uppfært og rétt. Skráðir eigendur einstaklingsvefja bera alla ábyrgð á því efni sem birtist á vefjum í þeirra nafni. Upplýsingatæknisvið ber ábyrgð á rekstri vefþjóna og gagnagrunna vefjanna og tryggir að þeir séu stöðugt verndaðir með öryggisbúnaði sem nauðsynlegur þykir hverju sinni. Stofnanavefir Stofnanavefir eru fyrir stofnanir Háskólans. Þessir vefir eru ýmist á undirléni hi.is/nafn stofnunar eða lénunum nafn stofnunar.hi.is Stofnanavefir eiga að vera auðkenndir með merki Háskóla Íslands og fylgja hönnunarstaðli skólans. Tryggja þarf að innan hverrar stofnunar sé ábyrgðarmaður og ritstjóri á efni sem birtist á vef hennar. Efni stofnanavefja þarf að viðhalda og uppfæra. Vefstjóri Háskólans hefur rétt til að loka stofnanavef verði viðkomandi stofnun ekki við ábendingu um að færa vefinn til betri vegar. Vefstjóri háskólans er tengiliður stofnana við Upplýsingatæknisvið sem annast uppsetningu vefja. Í þeim tilvikum þar sem stofnun snýr sér beint til Upplýsingatæknisviðs skal starfsmaður sviðsins beina erindinu til vefstjóra. Vefstjóri viðkomandi fræðasviðs skal alltaf hafður með í ráðum við undirbúning. Óheimilt er að setja vef tengda Háskóla Íslands í loftið án samþykkis vefstjóra. Heimilt er að nota Drupal vefumsjónarkerfi og í undantekningartilvikum Word Press vefumsjónarkerfið fyrir stofnanavefi. Upplýsingatæknisvið annast uppsetningu vefja. Vefstjóri heimilar uppsetningu. Stofnanavefir sem smíðaðir eru í Word Press vefumsjónarkerfi af vefstofum eða öðrum utan HÍ skal afhenda Upplýsingatæknisviði með full réttindi til stjórnunar. Ef útlit (þemu) vefjanna er keypt þurfa að fylgja vefjunum allar upplýsingar um þemu og leyfisnúmer.(e. Licence number) Vefirnir þurfa að fylgja hönnunarstaðli HÍ. Stofnanavefir sem smíðaðir eru í öðrum kerfum fyrir janúar 2023 geta haldið sér í viðkomandi umhverfi/öðru vefumsjónarkerfi þar til komið er að smíði nýs vefs. Miða skal við að ljúka uppsetningu stofnanavefja innan þriggja mánaða frá stofnun þróunarsvæðis. Ráðstefnuvefir Ráðstefnuvefir eru fyrir ráðstefnur á vegum og/eða í samstarfi við Háskóla Íslands. Ef um stakar ráðstefnur er að ræða eru vefir teknir niður 24 mánuðum eftir að ráðstefnu lýkur án undangenginnar tilkynningar. Vefir verða alla jafna aðgengilegir á vefsafni eftir þann tíma. Öðrum ráðstefnuvefjum er ekki lokað enda er efni þeirra uppfært innan tveggja ára og ritstýrt af ábyrgðarmanni. Vefjum vegna ráðstefna sem haldnar eru í samstarfi við HÍ er frjálst að hafa önnur merki en myndmerki HÍ í haus og ekki þarf að fylgja hönnunarstaðli HÍ. Vefir eru alla jafna smíðaðir í Word Press vefumsjónarkerfinu en lúta að öðru leiti sömu reglum og stofnanavefir. Ljúka þarf smíði Word Press ráðstefnuvefja vefja innan þriggja mánaða frá stofnun vefs. Verkefnavefir Verkefnavefi fyrir rannsóknaverkefni eða önnur fræðileg verkefni er hægt að stofna í SharePoint. Vefirnir eru fyrst og fremst ætlaðir til nota fyrir verkefnahópa og doktorsnemendur sem bera þá ábyrgð á því efni sem þar er sett. Share - Point vefir eru fyrst og fremst vinnutól og skjalageymsla verkefnis en ekki ætlaðir til opinberar kynningar. Verkefnavefir lúta stjórn eigenda efnis. Aðrir miðlunarvefir Heimilt er að stofna vefi um miðlun og umfjöllun fræðilegs efnis og rannsókna (blandaður vefur). Vefirnir lúta sömu reglum og stofnanavefir. Óheimilt er með öllu að stofna vefi um ákveðnar námsleiðir eða annað það efni sem nú þegar er á ytri vef Háskóla Íslands. Miðlunarvefir eru stofnaðir í Word Press vefumsjónarkerfinu og í undantekningartilvikum í Drupal-vefumsjónarkerfinu en lúta að öðru leyti sömu reglum og stofnanavefir. Miðlunarvefi skal einungis stofna þegar megnið af efni þeirra er tilbúið til birtingar. Ljúka þarf smíði Word Press vefja innan þriggja mánaða frá stofnun vefs. Einstaklingsvefir Fræðafólki með notandanafn og aðgangsorð hjá Háskóla Íslands býðst að opna eigið vefsvæði á Word Press vef, fyrir miðlun fræðilegs efnis og greina. Vefirnir eru fyrst og fremst ætlaðir öðru fræðafólki og almenningi til aflestrar. Fræðafólk er þó hvatt til þess að birta slíkt efni frekar á samfélagsmiðlum og í fjölmiðlum til að spara sér tíma. Upplýsingasíður fræðafólks í Uglu, síður fræðafólks á vef skólans og yfirlitssíða fræðafólks í rannsóknargáttinni IRIS fullnægja í flestum tilvikum þörf á miðlun upplýsinga. Fræðafólki ber skylda til að sjá til þess að fullnægjandi upplýsingar um þau séu aðgengilegar í Uglunni og á IRIS. Vefjum sem eigendur sinna ekki árlega hið minnsta er lokað. Einstaklingsvefjum er lokað án undangenginnar tilkynningar þegar aðgangi og notandanafni eiganda er lokað. Útlit einstaklingsvefja er samræmt og samkvæmt hönnunarstaðli háskólans. Einkennismerki Háskólans þarf að vera í haus vefsins. Óheimilt er að stofna vefi sem rýrt geta orðspor Háskóla Íslands. Ljúka þarf smíði Word Press vefja innan þriggja mánaða frá stofnun vefs. Vefslóðir Vefslóðir (URL) sem framvísa í annað efni (e. Redirect) er heimilt að hafa opnar í allt að þrjá mánuði. Að þeim tíma loknum er slóðinni lokað án tilkynningar. VIÐAUKI 2. Verklagsreglur og ritstjórnarstefna Verklagsreglur og ritstjórnarstefna fyrir vefi Háskóla Íslands eru aðgengilegar á innri vef skólans, Uglu. Vefstjóri og vefritstjórar (hi.is og english.hi.is) hafa frumkvæði að endurskoðun verklagsreglna og ritstjórnarstefnu fyrir vefi HÍ og vinna þær í samráði við sviðsstjóra markaðs- og samskiptasviðs og vefstjóra fræðasviða. Breytingar á verklagsreglum á að bera undir vefstjórnarhóp ytri vefja til samþykkis. Samfélagsmiðlar Háskóli Íslands miðlar upplýsingum um starf sitt á þeim samfélagsmiðlum sem hafa mesta útbreiðslu hverju sinni. Hann hvetur til opinna skoðanaskipta á samfélagsmiðlum og heimilar innlegg og athugasemdir frá notendum. Notendur verða að gæta almenns velsæmis í málflutningi. Ummæli, sem beinast til dæmis gegn tilteknum einstaklingum, kynþáttum, trúarhópum eða kyni og fara yfir velsæmismörk, verða fjarlægð. Notendum er send tilkynning um ástæður þess að færsla var fjarlægð. Viðvörun er send ef notandi verður uppvís að ítrekuðum brotum og lokað verður á aðgang að samfélagsmiðlum Háskólans. Fræðasviðum, deildum, stofnunum og öðrum starfseiningum HÍ er heimilt halda úti reikningum á ólíkum samfélagsmiðlum. Þeir skulu alltaf nota merki HÍ og skilgreina sig sem einingu innan HÍ. Mikilvægt er að fleiri en einn aðili hafi umsjónaraðgang að reikningum og að ábyrgðarsvið sé skilgreint. VIÐAUKI 3. Tæknilegar leiðbeiningar Lén Hafið nöfn á lénum eins skýr og gagnsæ og auðið er. Lén sem tilheyra Háskóla Íslands eru: hi.is/nafn, nafn.hi.is. Önnur lén eins og nafn.is, eru ekki hýst hjá UTS nema með sérstakri heimild UTS og vefstjóra að undangenginni aðgengiskönnun. Vefumsjónarkerfi Notast er við vefumsjónarkerfið Drupal fyrir aðalvefsvæði Háskóla Íslands, stofnanavefi og valda sérvefi. Vefir stofnana eru í vefumsjónarkerfunum Drupal og í undantekningartilvikum í Word Press. Háskóli Íslands leggur til sniðskjöl til notkunar fyrir stofnanavefi. Stofnunum er óheimilt að endurgera vefi í öðrum vefumsjónarkerfum. Vefir sem hafa verið settir upp í öðrum kerfum fyrir janúar 2023 njóta ekki stuðnings markaðs- og samskiptasviðs né upplýsingatækisviðs. Smávefir, sem reknir eru á lénum Háskóla Íslands og notaðir eru af einstaklingum og í smærri verkefnum innan háskólans, eru studdir með Word Press-vefumsjónarkerfinu og Share Point. Háskóli Íslands leggur til sniðskjöl til notkunar fyrir Word Press vefi. Öllum starfseiningum skólans er heimilt að óska eftir sérlausnum við vefsvæði sín stangist breytingarnar ekki á við vefstefnuna. Sérlausnir skulu þó samþykktar af vefstjóra Háskóla Íslands áður en kemur til breytinga á vefsvæði. Uppfærslur á vefkerfi og flutningur milli vefþjóna Vefsvæði Háskóla Íslands eru hýst á vöktuðum vefþjónum upplýsingatæknisviðs sem tryggir að uppitími og svartími vefsvæða Háskóla Íslands sé með því besta sem þekkist. Færslur efnis milli vefþjóna og/eða gagnaþjóna eru án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. Viðbætur og breytingar á vefumsjónarkerfum eru að öllu jöfnu unnar af upplýsingatæknisviði í samráði við þau sem málið varðar. Ákvarðanir um uppfærslur á vefumsjónarkerfi og breytingar á því eru án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. Vefsmíði Vefir geta ekki vera lengur í smíðum en þrjá mánuði frá uppsetningu. Vefstjóri hefur heimild til þess að loka óútgefnum vefjum sem eru lengur í smíðum að undangenginni tilkynningu til eigenda vefs. Geri eigandi ekki úrbætur innan mánaðar frá tilkynningu er vef lokað án frekari tilkynninga. Við stofnun vefs þarf að liggja fyrir hver ber ábyrgð á vefnum og verkáætlun. Ekki er heimilt að sækja um vef fyrr en efni vefsins er að mestu leyti tilbúið til innsetningar, veftré og leiðarkerfi liggur fyrir. Hýsing Vefsvæði Háskóla Íslands eru hýst á vöktuðum vefþjónum. Upplýsingatæknisvið tryggir að uppitími og svartími vefsvæða Háskóla Íslands sé með því besta sem þekkist. Færslur efnis milli vefþjóna og/eða gagnaþjóna eru án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. Viðbætur og breytingar á vefumsjónarkerfum eru að öllu jöfnu unnar af upplýsingatæknisviði í samráði við þau sem málið varðar. Ákvarðanir um uppfærslur á vefumsjónarkerfi og breytingar á því skulu án undantekninga teknar í samráði við vefstjóra. VIÐAUKI 4. Skilgreiningar Aðalvefsvæði Aðalvefsvæði eða veftorg Háskóla Íslands með forsíðu og leiðarkerfi um alla undirvefi háskólans. Á bæði við www.hi.is og english.hi.is. Aðgengiskönnun Skoðun á því hvort vefurinn sé aðgengilegur fólki sem nýtir tæknilausnir til að ferðast um vefinn í leit að fróðleik eða upplýsingum. Sérvefsvæði Vefsvæði fyrir rannsóknir, ráðstefnur, nemendafélög og annað sem er hvorki stofnun né einstaklingur. Sérvefir eru í boði á sérstökum undirlénum háskólans (nafn.hi.is) en heimilt er að kaupa sér lén nafn.is eða nafn.com og vista vefinn utan Háskólans. Einungis vefir nafn.hi.is eru hýstir hjá upplýsingatæknisviði nema með sérstakri heimild sviðsins. Smávefsvæði/Einstaklingsvefir Vefir sem ekki heyra undir hina flokkana. Vefir fræðafólks við Hí. einstakra starfsmanna. Stofnanavefir Vefsvæði stofnana háskólans. Þau bera sama yfirbragð og önnur vefsvæði háskólans en er ritstýrt efnislega af hverri stofnun fyrir sig. Þessir vefir eru á undirléni nafn.hi.is. Stofnanavefir eru stofnaðir í samstarfi við vefstjóra fræðasviða og tæknimenn upplýsingatæknisviðs. Uglu-síður Síður starfsmanna og nemenda Háskóla Íslands í Uglu, innri vef skólans, þar sem skráðar eru upplýsingar um símanúmer, netfang og aðsetur auk myndar. Þar sem við á er hægt að birta ítarlegri upplýsingar, s.s. feril- og ritaskrá, sérsvið, viðtalstíma o.fl. Vefritarar Starfsmenn sem sjá um að setja efni inn á vefsvæði. Vefritstjóri enskur vefur Vefritstjóri enska ytri vefsins er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Hann ber ábyrgð á og velur fréttir til birtingar á english.hi.is og auglýsingaborða á sama stað. Ritstjóri enska vefsins ber ábyrgð á öllu efni á ensku sem snertir Háskóla Íslands sem heild. Vefritstjóri íslenskur vefur Vefritstjóri er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Vefritstjóri ber ábyrgð á öllu efni sem snertir Háskóla Íslands sem heild. Hann ber ábyrgð á og velur fréttir á forsíðu aðalvefs og auglýsingaborða á sama stað. Vefstjórar fræðasviða Vefstjórar fræðasviða bera ábyrgð á vefmálum viðkomandi sviðs. Vefstjórar sérvefja Starfsmenn sem bera ábyrgð á efni sérvefja (vefir stofnana, ráðstefna o.s.frv.). Vefstjóri HÍ Vefstjóri er starfsmaður markaðs- og samskiptasviðs. Hann stýrir viðhaldi og rekstri ytri vefsvæða háskólans í heild sinni og stjórnar aðgangsheimildum og virkjar þá sem stýra eiga undirvefjum og einstökum hlutum þeirra. Vefstjórnarhópur ytri vefja Í hópnum sitja vefstjóri Háskóla Íslands, sem leiðir hópinn, vefstjórar fræðasviða Háskólans, vefritstjóri hi.is og vefritstjóri english.hi.is. Hópurinn fundar að jafnaði einu sinni í mánuði. Hópurinn tryggir að vefstefnu háskólans sé fylgt í öllum einingum skólans og að efnismiðlun og upplýsingar til viðtakenda séu samræmdar á öllum vefsvæðum háskólans. Vefsvæði deildar Hluti vefsvæðis hi.is sem inniheldur upplýsingar um ákveðna deild Háskóla Íslands. Vefsvæði fræðasviðs Hluti vefsvæðis hi.is sem inniheldur upplýsingar um ákveðið fræðasvið Háskóla Íslands. Stýrihópur vefmála Í stýrihópnum eru sviðstjóri markaðs- og samskiptasviðs, sem jafnframt er formaður hópsins, fulltrúi rektors, sviðsstjóri upplýsingatæknisviðs, sviðsstjóri kennslusviðs, vefstjóri hi.is, vefritstjóri hi.is, og tveir fulltrúar úr hópi vef- og kynningarstjóra fræðasviða. Faghópur veftækni Í faghópi veftækni eru vefstjóri HÍ, verkefnisstjóri vefmála og þrír sérfræðingar upplýsingatæknisviðs. Hópurinn fundar vikulega. Tengt efni Prentvænt útgafa vefstefnu (PDF) Um vef HÍ facebooklinkedintwitter
